Prompt-Sammlung
Zehn Prompts für Aufgaben, die sich jede Woche wiederholen.
- Kein Formular, keine E-Mail-Adresse, kein Download. Kopieren genügt.
- Reiner Text zum Einfügen — in ChatGPT, Claude oder was bei Ihnen läuft.
- Statt „Müller GmbH, Rechnung 4711“ schreiben Sie „Kunde A, Rechnung X“.
Jeder Prompt einmal echt durchlaufen — zuletzt geprüft am 10. August 2026.
Womit fangen Sie an?
Prompt-Übersicht
- 01Eine E-Mail beantworten, die schon zwei Tage liegt
- 02Aus fünf Stichpunkten eine Aktennotiz
- 03Aus Besprechungsnotizen ein Protokoll
- 04Aus einem langen Mail-Verlauf: was ist entschieden, was ist offen
- 05Eine Kundenanfrage ohne klare Antwort
- 06Ein Behördenschreiben in Klartext
- 07Ein Angebot nachfassen, ohne zu betteln
- 08Eine Beschwerde in drei Varianten
- 09Eine Excel-Formel oder eine Fehlermeldung erklären lassen
- 10Wochenrückblick: was sich wiederholt
Weiter unten
In eckigen Klammern steht, was Sie ersetzen: aus [Rolle im Betrieb] wird Ihre Rolle, aus [hier einfügen] Ihr Text.
Die Prompts sind durchnummeriert. Der Reihe nach lesen muss sie niemand.
- Wenn Sie viel Zeit im Posteingang verbringen, fangen Sie mit 01 und 04 an.
- Stapeln sich bei Ihnen Papier und Post von Ämtern, nehmen Sie 02 und 06.
- Wer den halben Tag Kunden schreibt, ist bei 05, 07 und 08 richtig.
- Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, nehmen Sie Nummer 10. Der beantwortet genau diese Frage.
Prompt 01: Eine E-Mail beantworten, die schon zwei Tage liegt
Wann das hilft: Wenn Sie längst wissen, was Sie antworten wollen, und trotzdem seit Tagen der erste Satz nicht kommt.
Aufgabe: Schreib eine Antwort auf die E-Mail, die unten zwischen den Linien steht. Kontext: - Ich schreibe als: [Rolle im Betrieb] - Die E-Mail liegt seit [zwei Tagen] unbeantwortet. - Das will ich in der Sache sagen: [meine Antwort in Stichworten] Ergebnis: - Form: eine Betreffzeile, darunter der Mailtext. - Umfang: 120 bis 180 Wörter. - Aufbau: Anrede, ein Halbsatz zur späten Antwort ohne Entschuldigungsformel, meine Antwort in der Sache, ein Satz zum nächsten Schritt und wer ihn übernimmt, Grußformel. - Ton: sachlich, freundlich, durchgehend Sie. Regeln: - Nutze nur die E-Mail unten und meine Stichworte oben. Erfinde keine Zahlen, Namen, Termine oder Preise. - Punkte aus der E-Mail, zu denen ich nichts gesagt habe, gehören nicht in den Mailtext. Nenn sie mir stattdessen darunter in einer Liste. - Wenn die E-Mail oder meine Stichworte fehlen oder für die Antwort nicht ausreichen: stell mir die fehlenden Fragen und schreib die Mail noch nicht. - Antworte auf Deutsch. E-Mail: ----- [hier einfügen] -----
Beispiel zu Prompt 01
- Eingefügtes Material (erfunden)gekürzt
- Meine Stichworte (oben in den Prompt eingesetzt): - Ich schreibe als: Vertriebsinnendienst bei einem Farben- und Lackgroßhandel; ich betreue den Kunden Selle & Kollegen - Die E-Mail liegt seit drei Tagen unbeantwortet. - Das will ich in der Sache sagen: Fehlmenge stimmt, die 3 Gebinde stehen noch bei uns im Lager, die gehen mit der nächsten Tour raus, unser Fahrer meldet sich vorher telefonisch. Farbton: bitte aus der beanstandeten Charge vorerst nichts mehr verarbeiten, ich lasse das im Werk prüfen und brauche dafür die Chargennummer vom alten Gebinde aus dem Frühjahr. Unten zwischen die Linien eingefügt: Von: Marco Selle <m.selle@selle-maler.de> Gesendet: Donnerstag, 6. August 2026, 16:51 Betreff: Lieferung 24-3187 Objekt Rheinstraße - Fehlmenge und Farbton Hallo Frau Brammer, die Lieferung für die Rheinstraße ist vorgestern angekommen, da passt aber einiges nicht. Auf dem Lieferschein 24-3187 stehen 9 Gebinde Innendispersion, im Fahrzeug waren nur 6. Ihr Kollege meinte am Telefon, der Rest komme auf einem zweiten Lieferschein nach - den haben wir bis heute nicht gesehen. Für das Treppenhaus brauchen wir gut 100 Liter, mit den 12,5er Gebinden geht das sonst nicht auf. Dann der Farbton: die Charge 226-B ist merklich kühler als das, was wir im Frühjahr von Ihnen bekommen haben. [...] ich hänge Ihnen zwei Fotos an, dann wissen Sie, was ich meine. Zur Grundierung: wir hatten ja beim letzten Objekt vereinbart, dass wir bei stark saugenden Untergründen Kurze Frage noch, wir fangen Montag an: im Treppenhaus haben wir morgens knapp 9 Grad. Kann man die Dispersion bei der Temperatur überhaupt sauber verarbeiten, oder sollen wir besser etwas anderes nehmen? Die Rechnung zu 24-3186 ist bei uns schon eingegangen, zu dieser Lieferung bisher nichts. [...] Eine Rückmeldung wäre gut, wir müssen bis Freitag disponieren. Gruß Marco Selle Selle & Kollegen GmbH, Maler- und Lackierarbeiten
- Antwort des Modellsgekürzt
- Betreff: AW: Lieferung 24-3187 Objekt Rheinstraße – Fehlmenge und Farbton Sehr geehrter Herr Selle, vielen Dank für Ihre Nachricht zur Lieferung 24-3187; die Rückmeldung von meiner Seite hat etwas gedauert. Zur Fehlmenge: Die Abweichung stimmt. Die drei fehlenden Gebinde Innendispersion stehen noch bei uns im Lager und gehen mit der nächsten Tour zu Ihnen raus. Unser Fahrer meldet sich vorher telefonisch bei Ihnen [...]. Damit ist die Lieferung 24-3187 komplett. Zum Farbton: Bitte verarbeiten Sie aus der beanstandeten Charge vorerst nichts mehr [...]. Ich lasse den Farbton im Werk prüfen. Dafür brauche ich noch die Chargennummer des alten Gebindes aus dem Frühjahr, mit dem Sie verglichen haben. Nächster Schritt: Sobald Sie mir diese Chargennummer durchgeben, gebe ich den Vorgang ins Werk und melde mich bei Ihnen, sobald das Ergebnis vorliegt. Freundliche Grüße Punkte aus der E-Mail, zu denen du nichts gesagt hast – nicht in der Mail enthalten: 1. Verarbeitungstemperatur: Herr Selle fragt, ob die Dispersion bei knapp 9 Grad im Treppenhaus sauber zu verarbeiten ist oder ob er ein anderes Produkt nehmen soll. Er startet Montag – das ist die zeitkritischste offene Frage. 2. Grundierung: Der Satz zur Vereinbarung bei stark saugenden Untergründen bricht in der Mail mitten im Text ab. Unklar, was er sagen wollte – ggf. nachfragen. 3. Rechnung: Zu 24-3186 ist die Rechnung bei ihm eingegangen, zu 24-3187 bisher nicht [...]. Keine Aussage von dir dazu. 4. Zweiter Lieferschein: Der angekündigte zweite Lieferschein ist bei ihm nie angekommen. Meine Antwort deckt die Nachlieferung ab, nicht den fehlenden Beleg. 5. Frist: Er muss bis Freitag disponieren. Ich habe keinen Termin für die nächste Tour genannt, weil du keinen angegeben hast [...].
Prüfen Sie:
- Der Halbsatz zur späten Antwort, hier „die Rückmeldung von meiner Seite hat etwas gedauert“: Steht dort ein Grund, den Sie nie genannt haben (Urlaub, hohe Auslastung, Krankheit), oder ein Detail aus Ihrem Betrieb, das in Ihren Stichworten nirgends vorkommt? Und ist aus dem Halbsatz ein ganzer Entschuldigungsabsatz geworden, der die Mail defensiv macht?
- Jede Zahl und jeden Termin im Mailtext gegen die eingefügte Mail halten. Dort stehen 9 Gebinde laut Lieferschein, 6 angekommen, „gut 100 Liter“, „12,5er Gebinde“ - im Mailtext darf davon nur auftauchen, was Sie selbst gesagt haben, hier „die drei fehlenden Gebinde“. Rechnet das Modell daraus 37,5 Liter oder „damit haben Sie Ihre 100 Liter zusammen“, stellt es neben 24-3187 und Charge 226-B eine zweite, gleich plausible Nummer, oder macht es aus „mit der nächsten Tour“ einen Tag („am Dienstag“, „vor Ihrem Baustart am Montag“), dann steht dort eine Zusage, die Sie nie gegeben haben.
- Die Liste unter der Mail: Sie muss jeden Punkt enthalten, zu dem Sie nichts gesagt haben - hier Temperatur, abgebrochener Grundierungssatz, Rechnung, zweiter Lieferschein, Frist Freitag. Fehlt einer, ist er still in den Mailtext gerutscht. Am heikelsten ist die Temperaturfrage: Eine Angabe wie „ab 10 Grad verarbeitbar“ stammt aus dem Allgemeinwissen des Modells und steht dann als Ihre technische Auskunft in der Mail. Genauso liest der Empfänger eine beiläufige Zeile wie „die Rechnung kommt mit der Nachlieferung“ als Zusage.
Nächster Zug: Gib mir die Mail noch einmal in zwei Fassungen: eine, in der der nächste Schritt bei mir liegt, und eine, in der er beim Empfänger liegt.
Geht dieselbe Art Antwort 20-mal pro Woche raus, ist das kein Prompt-Problem mehr.
Prompt 02: Aus fünf Stichpunkten eine Aktennotiz
Wann das hilft: Nach Telefonat oder Ortstermin stehen fünf Zeilen auf dem Block, in der Akte steht noch nichts.
Aufgabe: Schreib aus meinen Stichpunkten unten eine Aktennotiz für die Akte. Kontext: - Anlass und Datum: [Telefonat mit Kunde A am 6. August] - Ablage: [Kundenakte A, Vorgang Wartungsvertrag] - Verfasser: [Name, Abteilung] - Leser: Kollegen, die nicht dabei waren und den Vorgang später weiterbearbeiten. Ergebnis: - Form: Kopfzeile mit Anlass, Datum, Beteiligten und Verfasser; darunter 2 bis 4 Absätze Fließtext; darunter eine Liste mit der Überschrift Offen. Was in der Kopfzeile steht, wiederholst du im Fließtext nicht. - Umfang: 2 bis 4 Absätze mit je 4 bis 7 Sätzen; mit Semikolon verbundene Halbsätze zählen als ein Satz. Reicht der Stoff eines Absatzes nicht für 4 Sätze, verteil ihn anders auf die Absätze, statt Material wegzulassen. Je offener Punkt eine Zeile. - Ton: berichtend, ohne Wertungen wie erfreulich oder ärgerlich. Regeln: - Nutze nur, was unten zwischen den Linien steht. Erfinde keine Angabe, die dort nicht steht, und rechne auch keine aus: relative Zeitangaben wie vorletzter Dienstag oder zum Quartalsende bleiben wörtlich stehen, Einheiten und Zeiträume rechnest du nicht um, Summen und Differenzen bildest du nicht. Sätze über den Vorgang selbst — was Schwerpunkt war, worum es im Wesentlichen ging, dass mehrere Punkte angesprochen wurden — schreibst du nur, wenn das dort steht; ein Auftakt mit Doppelpunkt wie Zum kaufmännischen Teil: ist in Ordnung. - Was zwischen den Linien unklar, ungefähr oder mitten im Satz abgebrochen ist — auch in einer Überschrift oder Zwischenzeile —, gibst du im Fließtext wörtlich so wieder, wie es dasteht, und listest es zusätzlich unter Offen. Kürzel wie Do oder ca. übernimmst du wörtlich und schreibst sie nicht aus: jede abgekürzte Stelle bleibt so stehen, wie sie dasteht, auch wenn die lange Form oben im Kontext oder an anderer Stelle zwischen den Linien ausgeschrieben vorkommt; unter Offen stehen sie nur, wenn unklar bleibt, was gemeint ist. Verweise auf Anlagen, Berichte, Fotos oder Listen gibst du wieder, wie sie dastehen; ob etwas beiliegt, wo es abgelegt ist oder was darin steht, behauptest du nicht, und Nummern vergibst du dafür nicht. Ist nichts offen, schreib dort: keine offenen Punkte. - Frag nur nach, wenn zwischen den Linien nichts steht oder oben noch etwas in eckigen Klammern steht: dann nennst du genau, was fehlt, und schreibst noch keine Notiz. Stehen Stichpunkte da, schreib die Notiz — auch wenn Angaben fehlen. - Antworte auf Deutsch. Meine Stichpunkte: ----- [hier eintippen] -----
Beispiel zu Prompt 02
- Eingefügtes Material (erfunden)gekürzt
- Eingesetzt im Kontext: - Anlass und Datum: Telefonat mit der Technischen Leitung und dem Einkauf der Nordfracht Logistik GmbH zum Wartungsvertrag für die Lüftungs- und Kälteanlagen am 6. August 2026 - Ablage: Kundenakte Nordfracht Logistik GmbH, Vorgang Wartungsvertrag Lüftung und Kälte - Verfasser: Miriam Halbach, Serviceinnendienst Meine Stichpunkte: ----- Notiz Tel. Nordfracht, WV Lüftung + Kälte - Stand 6.8., Teil 2 von - Telefonat mit Herrn Ostermann (Technischer Leiter, Nordfracht Logistik GmbH), Frau Kuypers aus dem Einkauf kam später dazu, der neue Haustechniker war kurz mit in der Leitung, Namen habe ich nicht notiert, steht in der Übergabeliste - Wartungsvertrag WV-2023-014 läuft zum 30.09. aus, Laufzeit 36 Monate, Kündigungsfrist 3 Monate, der TL will verlängern - für die neue Halle 4 muss ein eigener Vertrag angelegt werden, Nummer ist noch nicht vergeben, im laufenden Vertrag stehen die Anlagen K-01 bis K-03, die neue in Halle 4 hat noch keine Kennung - Vertragsvolumen 18.900 EUR netto je Jahr, für Halle 4 kommt lt. Angebot Nr. 2026-0447 ein Zuschlag von 2.400 EUR netto dazu - zur Preisanpassung zum Jahreswechsel sagte Herr Ostermann, dass sie [...] - Wartungsfenster nur nachts, 90 Minuten je Anlage, ab Mo. wieder möglich - letzte Wartung war am 12.03., Prüfprotokolle liegen im Serviceordner, Kopie schicke ich nach - die Geräte in Halle 3 sind glaube ich noch aus der Erstausstattung, für die neuen Geräte in Halle 4 läuft vermutlich noch die Gewährleistung - Herr Dietl hat mir vorher am Telefon durchgegeben, dass bei K-02 ca. 3 kg Kältemittel fehlen, die genaue Menge steht im Serviceordner [...] -----
- Antwort des Modellsgekürzt
- Aktennotiz Anlass: Telefonat zum Wartungsvertrag für die Lüftungs- und Kälteanlagen Datum: 6. August 2026 Beteiligte: Herr Ostermann (Technischer Leiter, Nordfracht Logistik GmbH), Frau Kuypers (Einkauf, Nordfracht Logistik GmbH) Verfasser: Miriam Halbach, Serviceinnendienst Ablage: Kundenakte Nordfracht Logistik GmbH, Vorgang Wartungsvertrag Lüftung und Kälte Die Aufzeichnung ist überschrieben mit „Notiz Tel. Nordfracht, WV Lüftung + Kälte - Stand 6.8., Teil 2 von“; die Überschrift bricht an dieser Stelle ab. Frau Kuypers kam später dazu; der neue Haustechniker war kurz mit in der Leitung, Namen habe ich nicht notiert, steht in der Übergabeliste. Der Wartungsvertrag WV-2023-014 läuft zum 30.09. aus; die Laufzeit beträgt 36 Monate, die Kündigungsfrist 3 Monate. Der TL will verlängern. Für die neue Halle 4 muss ein eigener Vertrag angelegt werden, eine Nummer ist dafür noch nicht vergeben. Im laufenden Vertrag stehen die Anlagen K-01 bis K-03; die neue in Halle 4 hat noch keine Kennung. Zum kaufmännischen Teil: Das Vertragsvolumen beträgt 18.900 EUR netto je Jahr; für Halle 4 kommt lt. Angebot Nr. 2026-0447 ein Zuschlag von 2.400 EUR netto dazu. Zur Preisanpassung zum Jahreswechsel sagte Herr Ostermann, dass sie — die Aussage bricht an dieser Stelle ab. [...] Wartungsfenster sind nur nachts möglich, 90 Minuten je Anlage; ab Mo. wieder möglich. Die letzte Wartung war am 12.03.; die Prüfprotokolle liegen im Serviceordner, eine Kopie schicke ich nach. Die Geräte in Halle 3 sind glaube ich noch aus der Erstausstattung; für die neuen Geräte in Halle 4 läuft vermutlich noch die Gewährleistung. Herr Dietl hat mir vorher am Telefon durchgegeben, dass bei K-02 ca. 3 kg Kältemittel fehlen; die genaue Menge steht im Serviceordner. [...] Offen - Überschrift bricht nach „Teil 2 von“ ab; unklar, was dort folgen sollte. - Name des neuen Haustechnikers nicht notiert; laut Notiz in der Übergabeliste. - Kennung für die neue Anlage in Halle 4 fehlt. - Aussage von Herrn Ostermann zur Preisanpassung zum Jahreswechsel bricht nach „dass sie“ ab. [...] - Ob die Geräte in Halle 3 noch aus der Erstausstattung sind, ist nicht gesichert („glaube ich“). - Ob für die neuen Geräte in Halle 4 noch die Gewährleistung läuft, ist nicht gesichert („vermutlich“). - Fehlmenge Kältemittel bei K-02 nur als „ca. 3 kg“ angegeben; genaue Menge im Serviceordner.
Prüfen Sie:
- Die Kopfzeile und die Beteiligten: Unter „Beteiligte“ stehen hier nur „Herr Ostermann“ und „Frau Kuypers“ — „der neue Haustechniker war kurz mit in der Leitung“ steht nur im Fließtext und unter Offen. Prüfen Sie, ob Ihnen das für die Akte reicht; dazuerfunden werden darf nichts: kein Name, kein Arbeitgeber, keine Uhrzeit für „kurz“. Dasselbe bei den Nummern: neben „Nummer ist noch nicht vergeben“ und „hat noch keine Kennung“ darf keine auftauchen, obwohl „WV-2023-014“ und „K-01 bis K-03“ das Muster vorgeben.
- Alles Unsichere gehört zweimal in die Notiz — wörtlich im Text und noch einmal unter Offen. Prüfen Sie beide Stellen für „glaube ich“, „vermutlich“, „ca. 3 kg“, für die abgebrochene Überschrift „Teil 2 von“ und für „zur Preisanpassung zum Jahreswechsel sagte Herr Ostermann, dass sie“ — diesen Satz darf niemand zu Ende schreiben, in keine Richtung. Umgekehrt gilt: „Der TL will verlängern“ bleibt bei „TL“, obwohl „Technischer Leiter“ in der Kopfzeile ausgeschrieben dasteht, und gehört gerade nicht unter Offen.
- Die Zahlen und die Datumsangaben: „30.09.“ und „12.03.“ stehen ohne Jahr und bekommen auch keins, und aus „Kündigungsfrist 3 Monate“ darf kein ausgerechneter letzter Kündigungstag werden. „36 Monate“ bleiben Monate, „90 Minuten je Anlage“ bleiben Minuten, „ab Mo.“ bleibt abgekürzt und ohne Datum. „18.900 EUR netto je Jahr“ und „2.400 EUR netto“ werden weder addiert noch auf den Monat oder auf die Anlage heruntergerechnet, und netto bleibt netto — kein Bruttobetrag, kein Steuersatz.
Nächster Zug: Geh die Notiz Satz für Satz durch und nenne mir jeden Satz, der über meine Stichpunkte hinausgeht.
Prompt 03: Aus Besprechungsnotizen ein Protokoll
Wann das hilft: Nach einer Besprechung liegen Stichpunkte vor, und daraus soll ein Protokoll mit Entscheidungen, Verantwortlichen und Fristen werden, das auch die Abwesenden verstehen.
Aufgabe: Mach aus meinen Besprechungsnotizen ein Protokoll mit Entscheidungen, Aufgaben und offenen Punkten. Kontext: - Besprechung: [Wochenbesprechung Vertrieb] am [Datum] - Für wen: [die Teilnehmer und die Geschäftsführung] Ergebnis: - Form: eine Kopfzeile mit Besprechung, Datum und den in den Notizen genannten Anwesenden und Abwesenden, darunter genau diese drei Abschnitte in dieser Reihenfolge: Entscheidungen, Aufgaben, Offene Punkte – danach nichts weiter; hat ein Abschnitt keine Einträge, steht dort nur „keine“. - Entscheidungen und Offene Punkte: ein Satz je Punkt. - Aufgaben: eine Zeile je Aufgabe nach dem Muster Was – Wer – Bis wann. - Umfang: jede Aussage aus den Notizen steht in der Kopfzeile oder in genau einem der drei Abschnitte. Trägt eine Notizzeile mehreres, ordne jeden Teil einmal zu und wiederhole ihn nicht an anderer Stelle. - Ton: nüchtern berichtend, ohne Bewertung der Beiträge. Regeln: - Nutze nur, was unten zwischen den Linien steht; Mailrahmen, Betreff, Anrede und Bemerkungen über die Mitschrift selbst gehören nicht ins Protokoll; alles, was zwischen den Linien steht, gehört dazu, auch wenn es nach Mailrahmen klingt. Erfinde keine Namen, Fristen oder Zahlen. Datum, Jahr, Wochentag und Uhrzeit schreibst du genau so, wie sie oben oder in den Notizen stehen – nicht ergänzen, nicht umrechnen, nicht vereinheitlichen. - Steht zu einer Aufgabe keine verantwortliche Person oder keine Frist in den Notizen, schreibe an dieser Stelle „offen“; damit ist die Lücke erledigt und gehört nicht zusätzlich unter Offene Punkte. - Was besprochen, aber nicht entschieden wurde, was mehrdeutig notiert ist und was nur eine Statusmeldung ist, gehört unter Offene Punkte, nicht unter Entscheidungen – dort im Wortlaut der Notizen. Unter Entscheidungen steht nur, was in dieser Besprechung entschieden oder freigegeben wurde; eine Freigabe, die anderswo erteilt wurde, ist eine Statusmeldung. - Wenn zwischen den Linien keine Notizen stehen oder oben Angaben in eckigen Klammern offen sind: schreib genau, was fehlt, und frag nach, statt ein Protokoll zu schreiben. - Antworte auf Deutsch. Besprechungsnotizen: ----- [hier einfügen] -----
Beispiel zu Prompt 03
- Eingefügtes Material (erfunden)gekürzt
- Eingesetzt im Kontext: - Besprechung: Betriebsrunde Hallenbad Wiesengrund am 11.02. - Für wen: die Teilnehmer, Frau Schierhorn (war auf Fortbildung) und den Werkausschuss Betreff: WG: Betriebsrunde Hallenbad 11.02. – kannst du daraus ein Protokoll machen? Hallo Herr Vosskamp, anbei meine Mitschrift. Die zweite Hälfte hat Lena mitgetippt, meine eigene Zeile zur Rutsche kann ich selbst nicht mehr lesen. Betriebsrunde Hallenbad Wiesengrund, Schulungsraum, Di. 11.02., 8 Uhr bis kurz vor halb elf Dabei: Frau Dahlmann (Badeaufsicht), Herr Prützmann (Technik), Frau Nowakowski (Kasse), Herr Eichelbaum (Reinigung, erst ab Viertel nach neun), Lena (FSJ) Nicht da: Frau Schierhorn (Fortbildung, ist ab Montag wieder im Haus) - Chlorgranulat: 14 Eimer à 25 kg stehen noch im Chemikalienraum, die Nachbestellung ist noch nicht raus. - Die Frühschwimmzeiten werden ab 01.04. auf 6:00 bis 8 Uhr ausgeweitet, ist so beschlossen. Nowakowski ändert die Aushänge und die Website. - Angebot Firma Behrmann für die Filtersanierung: 12.400 Euro netto. Prützmann: nehmen wir, wenn der Werkausschuss zustimmt – entschieden wird das dort. Dahlmann holt bis dahin ein Vergleichsangebot ein. - Die Erneuerung der Duschen im Herrenbereich ist vom Werkausschuss freigegeben, der Umbau des Kassenbereichs liegt noch beim Kämmerer. [...] - 38 Schränke in Reihe 300 müssen ausgetauscht werden, je Schrank 145 Euro netto. [...] - Die Zustimmung des Gesundheitsamts zur neuen Wasseraufbereitung liegt glaube ich schon vor, Frau Dahlmann hat das vermutlich vorletzten Monat angefragt. Müsste mal jemand nachsehen. [...] - Technik: die beiden Umwälzpumpen sind zurück aus der Reparatur, die Rutsche – - Die jährliche Prüfung der Sprungtürme steht an, Lena und die beiden Aushilfen waren beim letzten Mal nicht dabei. Wer beauftragt die eigentlich – Prützmann oder der Bauhof? [...] - Notfallplan überarbeiten: Dahlmann macht den Entwurf, Prützmann liest gegen, bis wann ist noch offen. [...] - Nächste Betriebsrunde wie immer dienstags, Eichelbaum ist evtl. im Urlaub. [...]
- Antwort des Modellsgekürzt
- Protokoll – Betriebsrunde Hallenbad Wiesengrund Schulungsraum, Di. 11.02., 8 Uhr bis kurz vor halb elf Anwesend: Frau Dahlmann (Badeaufsicht), Herr Prützmann (Technik), Frau Nowakowski (Kasse), Herr Eichelbaum (Reinigung, erst ab Viertel nach neun), Lena (FSJ) Nicht anwesend: Frau Schierhorn (Fortbildung, ist ab Montag wieder im Haus) Entscheidungen - Die Frühschwimmzeiten werden ab 01.04. auf 6:00 bis 8 Uhr ausgeweitet. Aufgaben - Aushänge und Website an die neuen Frühschwimmzeiten anpassen – Nowakowski – offen - Vergleichsangebot zur Filtersanierung einholen – Dahlmann – bis zur Entscheidung des Werkausschusses [...] - 38 Schränke in Reihe 300 austauschen (je Schrank 145 Euro netto) – offen – offen - Entwurf für den überarbeiteten Notfallplan erstellen – Dahlmann – offen - Entwurf des Notfallplans gegenlesen – Prützmann – offen [...] Offene Punkte - Chlorgranulat: 14 Eimer à 25 kg stehen noch im Chemikalienraum, die Nachbestellung ist noch nicht raus. - Angebot Firma Behrmann für die Filtersanierung: 12.400 Euro netto; Prützmann: nehmen wir, wenn der Werkausschuss zustimmt – entschieden wird das dort. - Die Erneuerung der Duschen im Herrenbereich ist vom Werkausschuss freigegeben, der Umbau des Kassenbereichs liegt noch beim Kämmerer. [...] - Die Zustimmung des Gesundheitsamts zur neuen Wasseraufbereitung liegt „glaube ich schon vor“, Frau Dahlmann hat das „vermutlich vorletzten Monat“ angefragt – müsste mal jemand nachsehen. [...] - Die Notiz zur Rutsche bricht ab („die Rutsche –“) und ist nicht auswertbar. - Die jährliche Prüfung der Sprungtürme steht an; offen ist, wer sie beauftragt – Prützmann oder der Bauhof. [...] - Nächste Betriebsrunde wie immer dienstags, Eichelbaum ist evtl. im Urlaub.
Prüfen Sie:
- Unter „Entscheidungen“ steht hier genau ein Punkt: „Die Frühschwimmzeiten werden ab 01.04. auf 6:00 bis 8 Uhr ausgeweitet.“ Prüfen Sie, ob ein zweiter dazugerutscht ist. Das Angebot der Firma Behrmann ist in der Mitschrift ausdrücklich vertagt – „nehmen wir, wenn der Werkausschuss zustimmt – entschieden wird das dort“ – und gehört unter Offene Punkte. Ebenso die Erneuerung der Duschen im Herrenbereich: sie „ist vom Werkausschuss freigegeben“, also anderswo, und ist damit eine Statusmeldung. Und „Nächste Betriebsrunde wie immer dienstags“ ist kein Beschluss dieser Sitzung, sondern ein stehender Termin.
- Vergleichen Sie jede Zahl und jede Zeitangabe Wort für Wort mit der Mitschrift. In der Kopfzeile steht „Di. 11.02., 8 Uhr bis kurz vor halb elf“ – kein ergänztes Jahr, kein ausgeschriebener Wochentag, keine normierte Uhrzeit. Aus „14 Eimer à 25 kg“ dürfen keine 350 kg werden, aus „38 Schränke in Reihe 300“ und „145 Euro netto“ keine ausgerechnete Summe, aus „12.400 Euro netto“ kein Bruttobetrag, und aus „ab 01.04.“ kein ergänztes Jahr.
- Gehen Sie in jeder Aufgabenzeile die beiden hinteren Felder – Person und Frist – gegen die Notiz durch. Die Mitschrift fragt selbst „Wer beauftragt die eigentlich – Prützmann oder der Bauhof?“, deshalb darf in der Aufgabenzeile kein Name eingesetzt werden; im Protokoll bleibt der Punkt bei „offen ist, wer sie beauftragt – Prützmann oder der Bauhof“. Zur Frist notiert die Mitschrift „bis wann ist noch offen“, also muss die Zeile „Entwurf für den überarbeiteten Notfallplan erstellen – Dahlmann – offen“ lauten und darf kein Datum bekommen. Wo die Notiz weder Person noch Termin nennt, steht beides offen: „38 Schränke in Reihe 300 austauschen (je Schrank 145 Euro netto) – offen – offen“.
Nächster Zug: Geh die Notizen noch einmal durch und nenne mir jeden Punkt, der dort vorkommt und weder in der Kopfzeile noch in einem der drei Abschnitte auftaucht.
Besprechungen automatisch mitschneiden und transkribieren zu lassen, ist etwas anderes: das braucht ein Werkzeug, die Einwilligung der Teilnehmer und je nach Betrieb den Betriebsrat.
Prompt 04: Aus einem langen Mail-Verlauf: was ist entschieden, was ist offen
Wann das hilft: Wenn ein Verlauf über Wochen gewachsen ist und Sie vor Ihrer Antwort wissen müssen, was darin schon abgemacht ist und was nicht.
Aufgabe: Trenne im Mail-Verlauf unten, was bereits entschieden ist, von dem, was noch offen ist. Kontext: - Vorgang: [Angebot X, Wartungsvertrag] - Aus meiner Sicht als: [Innendienst bei Firma A] - Wozu: Ich muss den Stand kennen, bevor ich antworte. Ergebnis: - Form: drei Abschnitte mit den Überschriften „Entschieden“, „Offen“ und „Unklar“. Unter „Entschieden“ je Zeile: was, wer es gesagt hat mit Abteilung oder Firma wie im Verlauf angegeben, Datum der Mail; die Abteilung suchst du im ganzen Verlauf, nicht nur in der zitierten Mail; nennt dieselbe Person nirgends eine, schreib „keine Abteilung genannt“, nennt sie im Verlauf zwei verschiedene, nenne in jeder ihrer Zeilen beide mit jeweiligem Datum; schreib diese Angabe in jeder Zeile aus, auch wenn sie sich wiederholt, und verweise nicht zurück (kein „wie oben“, kein „s. o.“). Unter „Offen“ je Zeile: was fehlt und wer am Zug ist; fehlt eine verbindliche Zusage zum Vorgang selbst, steht das in der ersten Zeile. Unter „Unklar“ je Zeile: der Punkt und die Aussagen, die nicht zusammenpassen, jede mit Datum; die neuere Aussage ersetzt die ältere nicht, auch wenn sie eindeutig klingt. - Umfang: je Abschnitt höchstens sechs Zeilen, je Zeile ein Satz; fülle nicht auf, lieber weniger Zeilen. Reicht das nicht, nimm zuerst die Punkte, die den Vorgang blockieren. Die letzte Zeile jedes Abschnitts nennt die Punkte dieses Abschnitts, die du nicht aufgenommen hast, jeden mit seinem Namen; hast du alle aufgenommen, steht dort „nichts weggelassen“. - Ton: sachlich, keine Anrede, kein Schlusssatz. Regeln: - Nutze nur, was unten zwischen den Linien steht. Erfinde keine Zahlen, Namen, Termine oder Preise. Nennst du zu einem Punkt eine Zahl, nenne in derselben Zeile jede weitere Zahl, die im Verlauf zu derselben Sache steht - auch Zahlen aus einem früheren Angebot, von einem Vorgänger, aus einer System- oder Portalmail und solche, die überholt wirken, dazu Dauern und Zeitwerte aus Automatik-, Ticket- und Portalmails und Aufwandsschätzungen; zähl den Verlauf durch, bevor du eine Zahlenzeile abschließt. Schreib nicht, auf welchem Weg etwas gesagt oder zugestimmt wurde, wenn die Mail das nicht sagt. - Unter „Entschieden“ gehört ein Punkt nur, wenn eine Mail im Verlauf ihm ausdrücklich zustimmt; zitiere diesen Satz. Ein Vorschlag ohne Antwort, eine „grundsätzlich“-Formulierung und eine Zustimmung, die laut Mail außerhalb des Verlaufs gefallen sein soll (telefonisch, „wie besprochen“), gehören unter „Offen“. Zustimmen kann nur, wer im Verlauf für eine der beiden Vertragsseiten schreibt; Aussagen anderer Firmen und automatische System- oder Portalmails gehören ebenso unter „Offen“, auch wenn sie fest klingen. - Übernimm jede Zeitangabe wörtlich und in Anführungszeichen, wie sie im Verlauf steht, auch Dauern und Zeiträume („gestern“, „übernächste Woche“, „eine Woche“, „zwei Werktage“, „24 Monate“, „ab 2027“, „bis zum 30.06.“); rechne sie nicht in Datumsangaben um und formuliere sie nicht um, auch nicht als Adjektiv; steht sie im Verlauf bereits als Adjektiv („jährliche“, „halbjährliche“), zitierst du sie ebenso. Nennst du eine offene Frage, gib sie im Wortlaut der Mail wieder statt in eigenen Worten; das gilt auch in der Weglass-Zeile - dort darfst du ersatzweise auf Datum und Mail verweisen, aber nicht umschreiben. - Wenn oben noch eckige Klammern stehen oder unten zwischen den Linien kein Verlauf steht: benenne, was fehlt, stell mir dazu eine Frage und warte auf meine Antwort. - Antworte auf Deutsch. Mail-Verlauf: ----- [hier den Verlauf einfügen] -----
Beispiel zu Prompt 04
- Eingefügtes Material (erfunden)gekürzt
- Eingesetzt für die Platzhalter — Vorgang: Angebot 2026-1184, Wartungsvertrag Tor- und Verladetechnik Umschlaglager Winsen; Aus meiner Sicht als: Vertriebsinnendienst bei Brechtel Tor- und Ladetechnik GmbH. Eingefügter Verlauf: 13 Mails vom 9. März bis 16. April 2026, hier für die Anzeige gekürzt — weggelassene Textstellen sind mit [...] markiert, Anreden, Grußformeln sowie An-/Cc-Zeilen sind entfernt. ----- Von: Kirschbaum, Andrea <a.kirschbaum@nordheide-logistik.example> Gesendet: Donnerstag, 16. April 2026 17:52 Betreff: AW: WG: AW: Angebot 2026-1184 - Wartungsvertrag Tor- und Verladetechnik [Winsen] zur Zufahrt: Ihre Techniker fahren über das Tor West und melden sich in der Pforte, die Unterweisung macht unsere Fachkraft für Arbeitssicherheit. Damit sind wir einverstanden, so machen wir das. Wie letzte Woche am Telefon besprochen bleibt es bei zwei Wartungen im Jahr, vier brauchen wir nicht. Die aktualisierte Torliste hängt an, es gilt jetzt Rev. D. Die Halle 2 geben wir zum Quartalsende an die Spedition Marquardt ab, Tor 7 fällt für uns raus. Bei der Laufzeit möchten wir auf 24 Monate runter. In der Woche nach der Inventur war der Gutachter wegen der Bodenschiene da, sein Bericht steht noch aus. Unsere Versicherung verlangt ab 2027 eine jährliche Prüfung der Fangvorrichtungen an den Hubtischen, das müssen wir mit reinnehmen. Für die Außenstelle in Buchholz (38 km) rechnen Sie die Anfahrt bitte gesondert aus. Eine Frage noch: Muss der Betreiberwechsel bei Tor 7 dem Prüfdienst gemeldet werden, oder reicht der Eintrag im Prüfbuch? Und wer meldet das, Sie oder wir? Die Einweisung der Schichtführer würde ich in der Woche nach Pfingsten machen. Zur Rampe an Tor 5 noch: die Hydraulik hält seit dem Umbau im Januar den Druck nicht mehr richtig, der Kollege sagt Andrea Kirschbaum Nordheide Logistik GmbH, Standortleitung -----Ursprüngliche Nachricht----- Von: lieferantenportal@nordheide-logistik.example Gesendet: Mittwoch, 15. April 2026 04:12 Betreff: [Lieferantenportal] Vorgang B-2026-0413 - Statusänderung: Bestellung freigegeben * Diese Nachricht wurde maschinell erzeugt. Bitte antworten Sie nicht auf diese E-Mail. * Vorgang: B-2026-0413 Vorgängerbeleg: B-2026-0409 Los: 3 (Tor- und Verladetechnik) Status: Bestellung freigegeben Freigabe: Regel FR-2 (automatisch, unterhalb Wertgrenze) Lieferant: Brechtel Tor- und Ladetechnik GmbH Pos. 10 Wartung Tor- und Verladetechnik, Jahreswert 3.144,00 EUR Pos. 20 Funkfernsteuerung, Laufzeit 48 Monate n. Vereinb. Es gelten unsere Einkaufsbedingungen (Anlage 2). Die Vertragsunterlagen werden gesondert versandt. -----Ursprüngliche Nachricht----- Von: Ehlerding, Tobias <t.ehlerding@steuerungstechnik-vahldiek.example> Gesendet: Freitag, 10. April 2026 11:06 Betreff: WG: Angebot 2026-1184 - Umrüstung Funkfernsteuerung Winsen die Umrüstung der sechs Antriebe ist zum 01.06. fest eingeplant, die Funkmodule sind bestellt. Die Kosten für die Funkmodule übernehmen wir, das ist mit Nordheide so vereinbart. [...] Tobias Ehlerding Steuerungstechnik Vahldiek GmbH, Antriebstechnik -----Ursprüngliche Nachricht----- Von: Neubarth, Holger Gesendet: Donnerstag, 9. April 2026 06:38 Betreff: AW: AW: Angebot 2026-1184 - Wartungsvertrag Tor- und Verladetechnik mit dem Stundensatz sind wir einverstanden, so machen wir das. Den Schlüsselkasten in der Pforte richten wir ein, die Schichtführer sind informiert. H. Neubarth -----Ursprüngliche Nachricht----- Von: Domberg, Ralf <r.domberg@brechtel-tortechnik.example> Gesendet: Mittwoch, 8. April 2026 09:20 Betreff: AW: AW: Angebot 2026-1184 - Wartungsvertrag Tor- und Verladetechnik [...] Herr Neubarth hat mir vorgestern zugesagt, dass die Rahmenmenge so steht, damit ist das bei Ihnen durch. Zur Klarstellung, weil das im Verlauf durcheinandergeraten ist: die Funkfernsteuerung ist nicht Bestandteil der Wartungspauschale. Wir rechnen sie gesondert ab, je Tor 6,40 EUR im Monat, ab vier Toren 5,20 EUR im Monat. Unsere Reaktionszeit bei Störungsmeldungen ist am nächsten Werktag, bei blockierter Verladung zwei Stunden. Zusätzliche Arbeiten berechnen wir mit 94,00 EUR je Stunde. Für den Tausch eines Torblatts rechnen wir erfahrungsgemäß mit rund 6 Stunden. [...] Ralf Domberg Brechtel Tor- und Ladetechnik GmbH, Serviceleitung -----Ursprüngliche Nachricht----- Von: Kirschbaum, Andrea Gesendet: Freitag, 27. März 2026 13:40 Betreff: AW: Angebot 2026-1184 - Wartungsvertrag Tor- und Verladetechnik ich antworte direkt im Text, das geht schneller. > Vertragsbeginn wäre der 01.07., Laufzeit 48 Monate. ok so > Zwei Wartungen im Jahr, Anfahrt enthalten. das hatten wir anders besprochen, siehe unten > Die Leistungsbeschreibung finden Sie in Anlage 1, die Torliste in Rev. B in Anlage 3. Anlage 2 fehlt bei uns > Wartungspauschale 62,00 EUR je Tor und Monat, ab dem fünften Tor 57,50 EUR je Tor und Monat. passt Das mit der Funkfernsteuerung klären wir noch. A. Kirschbaum -----Ursprüngliche Nachricht----- Von: Sandvoß, Ute <u.sandvoss@pruefdienst-elbmarsch.example> Gesendet: Mittwoch, 25. März 2026 15:31 Betreff: Wiederkehrende Prüfung Tor- und Verladetechnik Winsen - Prüfbericht 26-0774 [...] An Tor 7 haben wir einen sicherheitserheblichen Mangel festgestellt, die Frist zur Behebung beträgt drei Wochen. Die Nachprüfung nehmen wir ohne Zusatzkosten vor. Nach unserer Auslegung ist Tor 7 ab der nächsten Prüfung nur mit einer Absturzsicherung nach DIN EN 1398 zulässig. [...] Ute Sandvoß Prüfdienst Elbmarsch GmbH -----Ursprüngliche Nachricht----- Von: Kirschbaum, Andrea Gesendet: Dienstag, 24. März 2026 08:00 Betreff: Automatische Antwort: AW: Angebot 2026-1184 - Wartungsvertrag Tor- und Verladetechnik [...] -----Ursprüngliche Nachricht----- Von: disposition@brechtel-tortechnik.example Gesendet: Montag, 23. März 2026 21:14 Betreff: [Automatische Meldung] Störmeldung SM-4471 - Tor 7 - Torblatt aus der Führung [...] -----Ursprüngliche Nachricht----- Von: Vogtherr, Kerstin Gesendet: Donnerstag, 19. März 2026 10:47 Betreff: AW: Angebot 2026-1184 - Wartungsvertrag Tor- und Verladetechnik Ihrem Wunsch nach einer Wartung im Quartal kommen wir nach, das nehmen wir so ins Angebot auf. Ihrem Terminvorschlag in den Osterferien stimmen wir zu, wir kommen in der Woche nach Christi Himmelfahrt mit zwei Monteuren. [...] Zum Schnelllauftor in der neuen Halle: sobald die lichte Durchfahrtsbreite feststeht, rechne ich das nach. Kerstin Vogtherr Brechtel Tor- und Ladetechnik GmbH, Vertriebsinnendienst -----Ursprüngliche Nachricht----- Von: Kirschbaum, Andrea Gesendet: Montag, 16. März 2026 08:19 Betreff: AW: Angebot 2026-1184 - Wartungsvertrag Tor- und Verladetechnik Ihrem Vorschlag stimmen wir grundsätzlich zu, die Details klären wir noch. Beim Vorgänger hatten wir eine Wartung im Quartal. Dabei würden wir gern bleiben. Gezahlt haben wir dort 640,00 EUR je Tor und Jahr. Wir haben vier Tore im Bestand, Tor 3 und Tor 5 in Halle 1, Tor 7 in Halle 2, dazu das Rampentor an der Nordseite. Tor 5 stand vorletzte Woche Dienstag nach dem Stromausfall still, seitdem läuft es wieder. [...] Die Erweiterung um das Schnelllauftor in der neuen Halle ist beschlossen, die lichte Höhe beträgt dort 4.500 mm. Wie lange dauert bei Ihnen im Schnitt eine Störungsbeseitigung, wenn nachts ein Tor blockiert? Das würde mir helfen, das intern zu begründen. Andrea Kirschbaum Nordheide Logistik GmbH, Technischer Einkauf PS: Die Unterschriften bekommen Sie, sobald die Geschäftsführung getagt hat. -----Ursprüngliche Nachricht----- Von: Vogtherr, Kerstin Gesendet: Donnerstag, 12. März 2026 16:04 Betreff: AW: Anfrage Wartung Tor- und Verladetechnik Winsen anbei unser Angebot 2026-1184 für die Wartung der Tor- und Verladetechnik am Umschlaglager Winsen. Es ersetzt unser Angebot 2025-0902 vom Herbst. Grundlage sind sechs Tore mit zusammen 14 Antrieben, Durchfahrtshöhe 4,50 m in Halle 1. Wartungspauschale 62,00 EUR je Tor und Monat, ab dem fünften Tor 57,50 EUR je Tor und Monat. Zwei Wartungen im Jahr, Anfahrt enthalten. Die Funkfernsteuerung ist in der Pauschale enthalten. Bei Störungsmeldungen reagieren wir innerhalb von 12 Stunden, bei blockierter Verladung innerhalb von 90 Minuten. Zusätzliche Arbeiten 94,00 EUR je Stunde, Anfahrt 0,79 EUR je Kilometer über 25 km hinaus. Die Leistungsbeschreibung finden Sie in Anlage 1, die Torliste in Rev. B in Anlage 3. Vertragsbeginn wäre der 01.07., Laufzeit 48 Monate. Kerstin Vogtherr Brechtel Tor- und Ladetechnik GmbH, Vertriebsinnendienst -----Ursprüngliche Nachricht----- Von: Neubarth, Holger <h.neubarth@nordheide-logistik.example> Gesendet: Montag, 9. März 2026 07:12 Betreff: Anfrage Wartung Tor- und Verladetechnik Winsen wir betreiben am Umschlaglager Winsen sechs Sektionaltore, Tor 3, Tor 5, Tor 7 und drei Rampentore, und suchen einen neuen Wartungspartner. Der Vertrag mit Tortechnik Ahrensen läuft zum 30.06. aus, intern haben wir uns für einen Wechsel entschieden. [...] Bitte nennen Sie uns einen Preis für die Wartung inklusive Sichtprüfung, Prüfung der Federpakete und Dokumentation. Vor dem Halbjahreswechsel hätten wir das gern entschieden. Reicht bei uns die wiederkehrende Prüfung alle zwei Jahre, oder muss sie jährlich sein? Und ob bei dem Tor von 1998 eine Absturzsicherung nach DIN EN 1398 nachgerüstet werden muss, ist bei uns noch nicht abschließend gekl -----
- Antwort des Modellsgekürzt
- Entschieden - Wartungspauschale 62,00 EUR je Tor und Monat, ab dem fünften Tor 57,50 EUR je Tor und Monat – bestätigt von Andrea Kirschbaum (Nordheide Logistik GmbH, Technischer Einkauf, 16.03.2026, und Nordheide Logistik GmbH, Standortleitung, 16.04.2026) in der Mail vom 27.03.2026 mit „passt“; zur selben Sache stehen im Verlauf außerdem 640,00 EUR je Tor und Jahr beim Vorgänger (16.03.2026) und der Jahreswert 3.144,00 EUR in Pos. 10 der Portalmeldung (15.04.2026). - Vertragsbeginn „01.07.“ und Laufzeit „48 Monate“ – bestätigt von Andrea Kirschbaum (Nordheide Logistik GmbH, Technischer Einkauf, 16.03.2026, und Nordheide Logistik GmbH, Standortleitung, 16.04.2026) in der Mail vom 27.03.2026 mit „ok so“; zur selben Sache stehen im Verlauf außerdem „24 Monate“ (16.04.2026) und „Laufzeit 48 Monate“ in Pos. 20 der Portalmeldung (15.04.2026). - [...] - [...] - Nicht aufgenommen: Zusage zur Wartung im Quartal (19.03.2026), Terminzusage zum Wartungseinsatz (19.03.2026), Schlüsselkasten in der Pforte (09.04.2026). Offen - Eine verbindliche Zusage zum Angebot fehlt, die Unterschriften stehen aus („Die Unterschriften bekommen Sie, sobald die Geschäftsführung getagt hat.“, 16.03.2026) und die Statusmeldung „Bestellung freigegeben“ ist maschinell erzeugt (15.04.2026) – am Zug ist Nordheide Logistik. - [...] - Die am 16.04.2026 genannte Änderung der Wartungshäufigkeit stützt sich auf ein Gespräch außerhalb des Verlaufs („Wie letzte Woche am Telefon besprochen“) und ist im Verlauf nicht bestätigt – am Zug ist Brechtel Tor- und Ladetechnik. - Anlage 2 liegt Nordheide Logistik nicht vor („Anlage 2 fehlt bei uns“, 27.03.2026) – am Zug ist Brechtel Tor- und Ladetechnik. - [...] - Nicht aufgenommen: Torliste Rev. D, Anfahrt zur Außenstelle Buchholz, Prüfung der Fangvorrichtungen an den Hubtischen, ausstehender Gutachterbericht zur Bodenschiene, Einweisung der Schichtführer, Mangel und Nachprüfung an Tor 7 durch den Prüfdienst Elbmarsch, Umrüstung der Funkfernsteuerung durch Steuerungstechnik Vahldiek, lichte Durchfahrtsbreite des Schnelllauftors, abgebrochene Angabe zur Hydraulik an der Rampe Tor 5 sowie die offenen Fragen aus den Mails vom 09.03.2026, vom 16.03.2026 und vom 16.04.2026. Unklar - Wartungshäufigkeit: „Zwei Wartungen im Jahr“ im Angebot (12.03.2026), Wunsch nach „eine Wartung im Quartal“ wie beim Vorgänger (16.03.2026), Zusage „Ihrem Wunsch nach einer Wartung im Quartal kommen wir nach“ (19.03.2026), „das hatten wir anders besprochen“ (27.03.2026) und „bleibt es bei zwei Wartungen im Jahr, vier brauchen wir nicht“ (16.04.2026). - Funkfernsteuerung: „Die Funkfernsteuerung ist in der Pauschale enthalten.“ (12.03.2026), „Das mit der Funkfernsteuerung klären wir noch.“ (27.03.2026), „nicht Bestandteil der Wartungspauschale“ mit 6,40 EUR je Tor im Monat und ab vier Toren 5,20 EUR im Monat (08.04.2026) sowie Pos. 20 „Funkfernsteuerung, Laufzeit 48 Monate“ mit „n. Vereinb.“ (15.04.2026). - [...] - Anzahl und Umfang der Tore: „sechs Sektionaltore“ mit Tor 3, Tor 5, Tor 7 und drei Rampentoren (09.03.2026), „sechs Tore mit zusammen 14 Antrieben“ (12.03.2026), „Wir haben vier Tore im Bestand“ (16.03.2026), Torliste Rev. B (12.03.2026) gegen Rev. D mit Wegfall von Tor 7 und Abgabe der Halle 2 „zum Quartalsende“ (16.04.2026) sowie sechs umgerüstete Antriebe von Steuerungstechnik Vahldiek (10.04.2026). - [...] - Nicht aufgenommen: Absturzsicherung nach DIN EN 1398 an Tor 7, Prüfintervall der wiederkehrenden Prüfung, Preisbasis beim Vorgänger gegen den Jahreswert der Portalmeldung, Durchfahrtshöhe in Halle 1 gegen lichte Höhe der neuen Halle, Kostenübernahme der Funkmodule durch Steuerungstechnik Vahldiek.
Prüfen Sie:
- Lesen Sie in jedem der drei Abschnitte die letzte Zeile, die mit „Nicht aufgenommen:“ beginnt, und halten Sie die dort genannten Stichworte gegen Ihren Verlauf: Ein Abschnitt kann vollständig wirken, während ein Punkt, auf den es Ihnen ankommt, nur in dieser Zeile als Stichwort steht — im Beispielverlauf etwa die Zusage „Ihrem Wunsch nach einer Wartung im Quartal kommen wir nach“ (19.03.). Fehlt die Zeile in einem Abschnitt, sehen Sie nicht, was ausgelassen wurde. Prüfen Sie danach unter „Entschieden“ je Zeile den zitierten Zustimmungssatz; im Beispielverlauf sind das die Antworten „passt“ und „ok so“ vom 27.03. Steht dort stattdessen eine Zustimmung „grundsätzlich“ („Ihrem Vorschlag stimmen wir grundsätzlich zu, die Details klären wir noch.“, 16.03.) oder ein Verweis auf ein Gespräch außerhalb des Verlaufs („Wie letzte Woche am Telefon besprochen“, 16.04.), ist ein Punkt als abgemacht verbucht, den im Verlauf niemand zugesagt hat.
- Prüfen Sie unter „Entschieden“ je Zeile, wer dort spricht: Es zählt nur, was im Verlauf jemand von einer der beiden Vertragsseiten schreibt. Eine maschinell erzeugte Portalmeldung („Bestellung freigegeben“, 15.04.) und die Aussage einer dritten Firma („Die Kosten für die Funkmodule übernehmen wir, das ist mit Nordheide so vereinbart“, Steuerungstechnik Vahldiek, 10.04.) klingen verbindlich, binden aber keine der beiden Seiten. Gehen Sie dazu auf Absender und Signatur der zitierten Mail zurück, nicht auf den Ton des Satzes; taucht eine solche Aussage unter „Entschieden“ auf, ist der Punkt weiter offen.
- Nehmen Sie sich jede Zeile vor, in der eine Zahl steht, und suchen Sie im Verlauf die weiteren Zahlen zur selben Sache: Zum Preis stehen im Beispielverlauf neben 62,00 und 57,50 EUR je Tor und Monat auch 640,00 EUR je Tor und Jahr beim Vorgänger (16.03.) und der Jahreswert 3.144,00 EUR aus der Portalmeldung (15.04.), zur Laufzeit neben „48 Monate“ auch „24 Monate“ (16.04.). Fehlt eine davon in der Zeile, wirkt der Punkt geklärt, obwohl im Verlauf mehrere Angaben nebeneinander stehen — Sie übernehmen dann die neueste Zahl, ohne die anderen gesehen zu haben.
Nächster Zug: Formuliere mir aus dem Abschnitt „Unklar“ je Punkt eine Rückfrage an den Kunden, jeweils mit allen Aussagen und ihrem Datum.
Wenn Sie den Verlauf gar nicht erst finden, hilft kein Prompt. Das ist Ablage und Suche.
Prompt 05: Eine Kundenanfrage ohne klare Antwort
Wann das hilft: Wenn jemand nach Preis, Termin oder Machbarkeit fragt und die Anfrage die Angaben nicht enthält, aus denen sich das ergeben würde.
Aufgabe: Schreib eine Antwort-E-Mail auf die Anfrage unten, die sagt, wovon meine Antwort abhängt, statt eine Zusage zu erfinden. Kontext: - Aus meiner Sicht als: [Rolle und Betrieb] - Was ich jetzt schon zusagen kann: [ein Satz, oder das Wort nichts] - Wozu: Der Kunde soll mir die fehlenden Angaben schicken können, ohne dass ich mich vorher festlege. Ergebnis: - Form: E-Mail mit Betreff, Anrede, Fließtext und einer Liste der Angaben, die ich für eine verbindliche Antwort brauche. - Umfang: 120 bis 180 Wörter, 2 bis 4 Punkte in der Liste. - Ton: sachlich und freundlich, ohne Entschuldigungsfloskeln und ohne Werbesätze. - Der letzte Satz nennt einen konkreten nächsten Schritt. Regeln: - Nutze nur, was unten zwischen den Linien steht und was ich oben angegeben habe. Erfinde keine Zahlen, Namen, Termine oder Preise. - Nenne als offene Punkte nur, was in der Anfrage wirklich offen bleibt. - Fehlt im Entwurf eine Angabe, setz an die Stelle eine eckige Klammer mit dem, was dort hingehört. - Ist der Bereich zwischen den Linien leer oder steht oben noch etwas in eckigen Klammern: frag gezielt nach dem, was fehlt, und schreib noch keine E-Mail. - Antworte auf Deutsch. Anfrage: ----- [hier einfügen] -----
Beispiel zu Prompt 05
- Eingefügtes Material (erfunden)gekürzt
- Ausgefüllt im Kontext: - Aus meiner Sicht als: Inhaber eines Garten- und Landschaftsbaubetriebs mit vier Mitarbeitern, Schwerpunkt Pflaster- und Wegebau - Was ich jetzt schon zusagen kann: Eine Besichtigung vor Ort kann ich anbieten, einen Preis und einen Ausführungstermin erst danach. Zwischen die Linien eingefügt (gekürzt): Betreff: Ahornweg 14-18, Innenhof - Anfrage Pflasterarbeiten Sehr geehrte Damen und Herren, wir verwalten die WEG Ahornweg 14-18 und möchten den Innenhof endlich angehen. [...] Vorgestern hat mich zusätzlich der Verwaltungsbeirat angerufen und gefragt, wann es losgeht - Sie sehen, es drängt ein wenig. Zur Sache: Der Hof misst ungefähr 24 mal 9 Meter, dazu kommt der Streifen entlang der Garagenzeile, den wir bisher nie ausgemessen haben. Gewünscht ist Betonsteinpflaster in Grau, rechteckig, ausdrücklich kein Naturstein, so steht es im Beschluss. Den Lageplan und ein paar Fotos vom Bestand hänge ich an [...] Die Zufahrt für den Lkw geht über das Tor an der Nordseite, allerdings nur bis Zwei Fragen hätten wir noch: Können wir das vorhandene Pflaster wiederverwenden oder muss der komplette Aufbau raus? Und brauchen wir für die Maßnahme eine Genehmigung von der Stadt? Im Wirtschaftsplan sind 18.000 Euro brutto hinterlegt, mehr geht ohne neuen Beschluss nicht. [...] Schaffen Sie es, uns bis zur nächsten Beiratssitzung eine Zahl zu nennen? Fertig sein sollte das Ganze etwa sechs Wochen nach Auftragserteilung. [...] Mit freundlichen Grüßen Kerstin Vogtmann Hausverwaltung Ohlert & Sohn GmbH Durchwahl -27
- Antwort des Modellsgekürzt
- Betreff: AW: Ahornweg 14-18, Innenhof - Anfrage Pflasterarbeiten Sehr geehrte Frau Vogtmann, [...] Ob das vorhandene Pflaster wiederverwendet werden kann oder der komplette Aufbau ersetzt werden muss, lässt sich erst vor Ort beurteilen; davon hängen Preis und Ausführungsdauer ab. Das Gleiche gilt für die Frage nach der Genehmigung. Eine Besichtigung kann ich Ihnen daher schon jetzt anbieten, eine belastbare Zahl und einen Ausführungstermin erst danach. Für ein verbindliches Angebot brauche ich zusätzlich diese Angaben: - die Maße des Streifens entlang der Garagenzeile - die vollständige Angabe zur Lkw-Zufahrt über das Tor an der Nordseite; Ihr Satz dazu bricht nach "allerdings nur bis" ab - das Datum der nächsten Beiratssitzung, damit ich die Besichtigung davor einplanen kann Nennen Sie mir bitte zwei Zeitfenster in [Zeitraum], in denen der Innenhof zugänglich ist, dann komme ich zur Besichtigung und melde mich anschließend mit Preis und Termin. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name] [Betriebsname]
Prüfen Sie:
- Selbst ausgerechnete Zahlen: Aus „24 mal 9 Meter“ plus dem nie ausgemessenen Streifen macht ein Entwurf schnell „rund 216 m²“ – eine Fläche, die in der Anfrage nirgends steht. Oben wird der Streifen stattdessen abgefragt. Gehen Sie jede Zahl im Entwurf durch: steht sie so in der Anfrage, oder ist sie erst beim Schreiben entstanden?
- Zusagen, die Sie nicht gemacht haben: Die genannten 18.000 Euro und die Bitte, „uns bis zur nächsten Beiratssitzung eine Zahl zu nennen“, ziehen einen Preis oder einen Termin in den Schlusssatz – oben wird im Schlusssatz nur die Besichtigung terminiert, Preis und Termin folgen ausdrücklich erst danach. Und die eckigen Klammern – [Zeitraum], [Ihr Name], [Betriebsname] – sind Lücken zum Ausfüllen; ungeprüft gehen sie mit hinaus.
- Die Rückfragenliste: Oben stehen drei Punkte, die die Anfrage wirklich offen lässt – die Maße des Streifens, der nach „allerdings nur bis“ abbrechende Satz zur Lkw-Zufahrt, das Datum der Beiratssitzung. Fragt Ihr Entwurf stattdessen nach Budget, Pflasterart oder Objekt, obwohl 18.000 Euro und „Betonsteinpflaster in Grau [...] ausdrücklich kein Naturstein“ schon dastehen, streichen Sie diese Punkte.
Nächster Zug: Kürz die Liste auf die zwei Angaben, ohne die ich gar nicht rechnen kann, und pack den Rest in einen Satz.
Kommt dieselbe Anfrage jede Woche in leicht anderer Form, gehört die Antwort in einen Textbaustein, eine FAQ oder ein Anfrageformular, das die offenen Punkte gleich mit abfragt.
Prompt 06: Ein Behördenschreiben in Klartext
Wann das hilft: Wenn ein Schreiben von einer Behörde, Kasse oder Versicherung auf dem Tisch liegt und Sie zuerst wissen wollen, ob überhaupt etwas zu tun ist und bis wann.
Aufgabe: Gib das Schreiben unten in Alltagssprache wieder und liste auf, was bis wann zu tun ist. Kontext: - Für wen: das Büro eines kleinen Betriebs, ohne juristische Ausbildung. - Heute ist der [heutiges Datum]. Ergebnis: - Form: vier Abschnitte mit den Überschriften „Worum es geht", „Was verlangt wird", „Fristen" und „Unklar" (was das Schreiben offenlässt). - Umfang: „Worum es geht" in 3 bis 5 Sätzen, die übrigen Abschnitte als Aufzählung mit einer Zeile je Punkt. - Ton: sachlich, Hauptsätze statt Schachtelsätze. Amtliche Begriffe gibst du alltäglich wieder und setzt den Begriff aus dem Schreiben in Klammern dahinter. Regeln: - Nutze nur, was unten zwischen den Linien steht. Erfinde keine Fristen, Daten, Beträge oder Aktenzeichen. - Zieh keine rechtlichen Schlüsse. Gib nur wieder, was im Schreiben steht. - Nenne zu jeder Frist den Satz aus dem Schreiben, in dem sie steht, und die Zahl der Tage von heute bis dahin. - Nennt das Schreiben eine Frist ohne festes Datum, gib sie im Wortlaut wieder und rechne sie nicht um. - Ist unten kein Schreiben eingefügt oder steht noch ein Platzhalter in eckigen Klammern, frage genau danach und schreibe sonst nichts. - Antworte auf Deutsch. Schreiben: ----- [hier einfügen] -----
Beispiel zu Prompt 06
- Eingefügtes Material (erfunden)gekürzt
- Platzhalter [heutiges Datum] gefüllt mit: 28. Mai 2026 Landratsamt Weimarer Land Amt für Umwelt und Naturschutz Untere Wasserbehörde [...] Unser Zeichen: 62.3-643/2026-0117 Datum: 22. Mai 2026 Betreff: Leichtflüssigkeitsabscheider an der Fahrzeugwaschbox, Nachschau vom vergangenen Dienstag, Anordnung nach § 100 WHG Sehr geehrte Frau Ostermann, bei der Nachschau in Ihrem Betrieb am vergangenen Dienstag haben unsere Mitarbeiterinnen den Leichtflüssigkeitsabscheider und den Schlammfang in Augenschein genommen. Das Protokoll der Nachschau finden Sie in Anlage 1. Die dort unter Nr. 1 und Nr. 3 festgehaltenen Beanstandungen betreffen die Entleerung des Schlammfangs und die fehlende Kennzeichnung der Probenahmestelle. [...] Wir ordnen hiermit nach § 100 Abs. 1 WHG an: Die unter Nr. 1 des Protokolls aufgeführten Mängel sind bis spätestens 12. Juni 2026 zu beseitigen. Den Entsorgungsnachweis über den abgeschiedenen Inhalt legen Sie uns innerhalb von sechs Wochen nach Zugang dieses Schreibens vor. Ihre E-Mail von vorgestern, mit der Sie den neuen Wartungsvertrag angekündigt haben, liegt uns vor. Die darin erwähnte Bescheinigung der Fachfirma war nicht beigefügt. Die nach unserem Bescheid vom 14. November 2024 (Az. 62.3-643/2024-0338) geforderte Generalinspektion durch einen Sachverständigen war bis zum 31. Dezember 2025 durchzuführen. Ein Prüfbericht liegt uns bislang nicht vor. Ob die Anlage durch den Anbau der zweiten Waschbox als wesentlich geändert gilt und deshalb eine erneute Eignungsfeststellung nötig wird, ist gesondert zu beurteilen. Sollte die Anlage zwischenzeitlich stillgelegt worden sein, teilen Sie uns dies bitte unter Angabe des Ihre Stellungnahme zu den Feststellungen erwarten wir bis zum 30.06.2026. Für die Nachschau erheben wir eine Gebühr nach Nummer 5.2.1 des Gebührenverzeichnisses in Höhe von 87,50 EUR je angefangene halbe Stunde. Der Zeitaufwand betrug 2 Stunden 20 Minuten. Der Gebührenbescheid ergeht gesondert. Rechtsbehelfsbelehrung: siehe Rückseite. [...]
- Antwort des Modellsgekürzt
- Worum es geht Die Untere Wasserbehörde des Landratsamts Weimarer Land hat bei einer Kontrolle vor Ort (Nachschau) den Ölabscheider (Leichtflüssigkeitsabscheider) und den Schlammfang an Ihrer Fahrzeugwaschbox angesehen. Im Protokoll dazu (Anlage 1) sind unter Nr. 1 und Nr. 3 zwei Punkte beanstandet: die Entleerung des Schlammfangs und die fehlende Kennzeichnung der Stelle, an der Proben entnommen werden (Probenahmestelle). Die Behörde ordnet jetzt förmlich an (Anordnung nach § 100 Abs. 1 WHG), dass die Punkte unter Nr. 1 behoben werden, und verlangt außerdem einen Nachweis über die Entsorgung sowie eine schriftliche Antwort von Ihnen. Zusätzlich hält das Schreiben fest, dass ein Prüfbericht zu einer früher geforderten Generalinspektion bisher fehlt. Für die Kontrolle wird eine Gebühr erhoben, die in einem eigenen Bescheid kommt. Was verlangt wird - Die unter Nr. 1 des Protokolls aufgeführten Mängel beseitigen; das Schreiben ordnet das förmlich an (Anordnung nach § 100 Abs. 1 WHG). - Den Nachweis darüber vorlegen, wohin der abgeschiedene Inhalt entsorgt wurde (Entsorgungsnachweis). - Eine schriftliche Antwort zu den Feststellungen der Behörde abgeben (Stellungnahme). - Der Behörde mitteilen, falls die Anlage inzwischen stillgelegt wurde (der Satz dazu bricht im Schreiben ab). - Das Schreiben stellt fest, dass die Bescheinigung der Fachfirma Ihrer E-Mail nicht beigefügt war; eine ausdrückliche Aufforderung, sie nachzureichen, steht nicht darin. [...] Fristen - Mängel Nr. 1 beseitigen: bis 12. Juni 2026, das sind 15 Tage ab heute. Satz im Schreiben: „Die unter Nr. 1 des Protokolls aufgeführten Mängel sind bis spätestens 12. Juni 2026 zu beseitigen." - Entsorgungsnachweis vorlegen: kein festes Datum genannt, im Wortlaut „innerhalb von sechs Wochen nach Zugang dieses Schreibens" — Satz im Schreiben: „Den Entsorgungsnachweis über den abgeschiedenen Inhalt legen Sie uns innerhalb von sechs Wochen nach Zugang dieses Schreibens vor." - Stellungnahme abgeben: bis 30.06.2026, das sind 33 Tage ab heute. Satz im Schreiben: „Ihre Stellungnahme zu den Feststellungen erwarten wir bis zum 30.06.2026." - Generalinspektion (Frist liegt in der Vergangenheit): 31. Dezember 2025, das sind 148 Tage vor heute. Satz im Schreiben: „Die nach unserem Bescheid vom 14. November 2024 (Az. 62.3-643/2024-0338) geforderte Generalinspektion durch einen Sachverständigen war bis zum 31. Dezember 2025 durchzuführen." Unklar - Ein Satz ist unvollständig: „Sollte die Anlage zwischenzeitlich stillgelegt worden sein, teilen Sie uns dies bitte unter Angabe des" — was genau anzugeben ist, steht nicht da. - Das Datum der Kontrolle fehlt; das Schreiben nennt nur „am vergangenen Dienstag". - Welche Mängel genau unter Nr. 1 stehen, geht nur aus dem Protokoll (Anlage 1) hervor, nicht aus dem Schreiben selbst. - Das Zugangsdatum des Schreibens ist offen; ohne dieses Datum lässt sich das Ende der Sechs-Wochen-Frist nicht bestimmen. - Ob der Anbau der zweiten Waschbox als wesentliche Änderung gilt und deshalb eine erneute behördliche Prüfung der Anlage (Eignungsfeststellung) nötig wird, ist laut Schreiben „gesondert zu beurteilen". - Die Gesamthöhe der Gebühr steht nicht im Schreiben; genannt sind nur 87,50 EUR je angefangene halbe Stunde und ein Zeitaufwand von 2 Stunden 20 Minuten. - Wie und in welcher Frist man sich gegen die Anordnung wehren kann, steht nicht im Text, sondern auf der Rückseite (Rechtsbehelfsbelehrung), die hier nicht vorliegt. [...]
Prüfen Sie:
- Die Tagesangaben nachrechnen: vom eingesetzten 28. Mai 2026 aus sind es bis zum 12. Juni 2026 genau 15 Tage und bis zum 30.06.2026 genau 33. Die Frist ohne Datum („innerhalb von sechs Wochen nach Zugang dieses Schreibens") muss im Wortlaut stehen bleiben — ein Kalendertag oder „42 Tage" wäre erfunden. Und der 31. Dezember 2025 liegt zurück, darf also keine Restlaufzeit bekommen.
- Zahlen und Angaben, die das Schreiben gar nicht macht: aus „87,50 EUR je angefangene halbe Stunde" und „2 Stunden 20 Minuten" wird gern eine Gesamtsumme gerechnet — hier steht stattdessen, dass die Gesamthöhe fehlt. Genauso entstehen aus „Nr. 1 und Nr. 3" eine Nr. 2 und hinter „Rechtsbehelfsbelehrung: siehe Rückseite" die übliche Monatsfrist, die nirgends im Text steht.
- Der abgebrochene Satz „… teilen Sie uns dies bitte unter Angabe des" gehört zitiert, nicht ergänzt, und „am vergangenen Dienstag" bleibt ohne Kalenderdatum. Offene Punkte bleiben offen: die erneute Eignungsfeststellung ist laut Schreiben „gesondert zu beurteilen" — steht in der Antwort dazu ein Urteil oder eine Empfehlung, ist der Abschnitt „Unklar" umgekippt.
Nächster Zug: Nimm den Abschnitt „Unklar" und formuliere daraus drei kurze Rückfragen, die ich der Behörde stellen kann, je eine Zeile, ohne Begründung.
Das ersetzt keine Rechtsberatung.
Prompt 07: Ein Angebot nachfassen, ohne zu betteln
Wann das hilft: Wenn ein Angebot draußen ist, seit Wochen nichts zurückkommt und jede Formulierung, die Ihnen einfällt, entweder bittend oder drängend klingt.
Aufgabe: Schreib eine E-Mail, mit der ich ein Angebot nachfasse, auf das bisher keine Antwort kam. Kontext: - Für wen: [Einkauf bei Kunde A] - Wozu: Ich will wissen, woran ich bin, und den Kontakt behalten, auch wenn es diesmal nichts wird. - Aus meiner Sicht als: [Inhaber eines Elektrobetriebs mit acht Mitarbeitern] Ergebnis: - Form: Betreffzeile, darunter die E-Mail mit Anrede und Grußformel. - Umfang: Betreff bis 60 Zeichen, E-Mail 4 bis 7 Sätze. - Ton: sachlich, freundlich, ohne Druck und ohne Werbesprache. - Schluss: genau eine Frage mit genau einem Fragezeichen, in einem Satz beantwortbar, bei der ein Nein genauso leicht fällt wie ein Ja. Wünsche ich mir zwei Dinge, baust du sie als Entweder-oder in dieselbe Frage — keine zweite Frage hinterher, kein „und falls nicht, …“. Regeln: - Nutze nur, was ich hier angegeben habe. Erfinde keine Zahlen, Namen, Termine, Preise, Zusagen oder Begründungen; als Anlass nennst du nur, was ich in der Zeile „Anlass“ geschrieben habe. - Ein Datum behält die Bedeutung, die es bei mir hat: Steht es unter „Verschickt am“, schreibst du, wann die Mail rausgegangen ist, nicht, auf welchen Tag das Angebot datiert ist. - Wenn ein Feld unter „Meine Angaben“ leer ist oder noch eckige Klammern im Text stehen: frag gezielt nach genau diesen Punkten und schreib die E-Mail noch nicht. Alles andere, was unklar, abgebrochen oder von mir noch nicht bestätigt ist, lässt du weg und nennst genau diese Punkte unter der Grußformel in einer Zeile, die mit „Weggelassen:“ beginnt — eine Notiz für mich, nicht für den Empfänger: nur diese Punkte, als Stichworte und ohne Beträge, und was dort steht, taucht im Text darüber nicht auf. - Biete von dir aus keinen Rabatt an und setz keine Frist, die ich nicht selbst genannt habe. - Lass Formeln weg, die das Schreiben rechtfertigen oder die Frage kleinreden: Entschuldigungen fürs Schreiben, „nur ganz kurz“, „ich hoffe, ich störe nicht“, „ich möchte nicht drängen“. - Antworte auf Deutsch. Meine Angaben: ----- Angebot über: [hier eintragen] Verschickt am: Seitdem passiert: Anlass, gerade jetzt zu schreiben: Gewünschter nächster Schritt: -----
Beispiel zu Prompt 07
- Eingefügtes Material (erfunden)
- Für wen: Herr D., Einkauf bei Kunde A Aus meiner Sicht als: Inhaber eines Elektrobetriebs mit acht Mitarbeitern, Schwerpunkt Ladeinfrastruktur und Netzanschlüsse Angebot über: Aufbau von elf Ladepunkten auf dem Kundenparkplatz, je 11 kW, dazu ein Lastmanagement und die Erweiterung der Hauptverteilung. Bei uns läuft das als AN-2026-0231 (gekürzt). Position 2.7 (Erdarbeiten, Graben 46 m) steht als Eventualposition drin (gekürzt). Netzanschlussentgelt geschätzt 2.340 Euro netto — das ist eine mündliche Auskunft vom Netzbetreiber, schriftlich hab ich das nicht. (gekürzt) Verschickt am: am 02.06., mittags. Das Angebot im PDF ist auf einen anderen Tag datiert als die Mail; welchen genau, müsste ich im Büro nachsehen. Seitdem passiert: Herr D. hat kurz geantwortet, er gebe es an die Geschäftsführung weiter. Danach nichts mehr, auch auf meine Erinnerung vor drei Wochen nicht. (gekürzt) Der Werkstattleiter meinte beim Ortstermin, das Budget für dieses Jahr sei wohl schon durch, sicher wusste er es aber nicht. Der Zuschuss läuft glaube ich Ende des Jahres aus. (gekürzt) Den Lageplan mit den Stellplätzen häng ich nochmal an. Beim Ortstermin hat der Werkstattleiter außerdem gesagt, dass die Trafostation im Anlass, gerade jetzt zu schreiben: Die Zählersetzung muss ich beim Netzbetreiber vier Wochen vorher anmelden. Gewünschter nächster Schritt: Eine Rückmeldung, ob wir da noch im Rennen sind. Wenn ja, würde ich die Zählersetzung anmelden. Ich will da nicht drängen.
- Antwort des Modellsgekürzt
- Betreff: Angebot AN-2026-0231 – Nachfrage zum Stand Sehr geehrter Herr D., am 02.06. habe ich Ihnen unser Angebot AN-2026-0231 für elf Ladepunkte auf dem Kundenparkplatz geschickt; Sie hatten damals zurückgemeldet, dass Sie es an die Geschäftsführung weitergeben. [...] Der Grund, weshalb ich mich jetzt melde: Die Zählersetzung muss ich beim Netzbetreiber vier Wochen im Voraus anmelden. [...] Wenn es diesmal nicht passt, ist das in Ordnung; ich komme dann zu gegebener Zeit gern wieder auf Sie zu. Können Sie mir sagen, ob das Projekt bei Ihnen weiterverfolgt wird oder ob ich es vorerst zurückstellen soll? Mit freundlichen Grüßen Weggelassen: Datum des Angebots-PDFs (im Büro prüfen), Netzanschlussentgelt (nur mündliche Auskunft), [...] Auslaufen des Zuschusses (unsicher), [...] Trafostation (Satz abgebrochen).
Prüfen Sie:
- Das Datum — und wofür es steht: Bei Ihnen steht „Verschickt am: am 02.06., mittags. Das Angebot im PDF ist auf einen anderen Tag datiert als die Mail“. In der Mail muss deshalb „am 02.06. habe ich Ihnen unser Angebot AN-2026-0231“ … „geschickt“ stehen, niemals „Angebot AN-2026-0231 vom 02.06.“ — das wäre ein Angebotsdatum, das Sie selbst nicht kennen. Genauso wenig darf eine Jahreszahl dazukommen, und Ihr mitten im Satz abgebrochenes „dass die Trafostation im“ darf oben nicht still zu Ende geschrieben werden.
- Die Zeile „Weggelassen:“ ist eine Notiz an Sie, kein Mailtext — vor dem Senden löschen. Und zweimal prüfen: keine Beträge (aus „Netzanschlussentgelt geschätzt 2.340 Euro netto“ wurde „Netzanschlussentgelt (nur mündliche Auskunft)“), und nichts aus dieser Zeile steht oben im Text — vor allem „Auslaufen des Zuschusses (unsicher)“ nicht, denn das ist der bequemste Vorwand. Als Grund fürs Schreiben steht oben ausschließlich Ihre Anlasszeile — bei Ihnen „vier Wochen vorher anmelden“, in der Mail „vier Wochen im Voraus anmelden“: anders formuliert ist in Ordnung, ein anderer Grund nicht.
- Der Schluss, genau ein Fragezeichen: „Können Sie mir sagen, ob das Projekt bei Ihnen weiterverfolgt wird oder ob ich es vorerst zurückstellen soll?“ Ihr zweiteiliger Wunsch („Wenn ja, würde ich die Zählersetzung anmelden.“) wird sonst zur zweiten Frage — dann beendet ein Nein die Sache nicht mehr. Und Ihr eigener Satz „Ich will da nicht drängen.“ gehört in den Ton, nicht in die Mail: Dort steht dafür „Wenn es diesmal nicht passt, ist das in Ordnung“.
Nächster Zug: Schreib dieselbe Mail noch einmal als letzte Nachricht in dieser Sache: zwei Sätze kürzer, und die Schlussfrage bietet an, das Angebot zu schließen, wenn kein Bedarf mehr besteht.
Wenn Sie öfter nicht mehr wissen, welches Angebot wie lange offen ist, fehlt keine Formulierung, sondern eine Wiedervorlage.
Prompt 08: Eine Beschwerde in drei Varianten
Wann das hilft: Wenn eine Beschwerde auf dem Tisch liegt und noch nicht entschieden ist, wie weit Sie entgegenkommen wollen — die drei Varianten sind unterschiedlich verbindlich.
Aufgabe: Schreibe drei Antwortentwürfe auf die Beschwerde unten, die sich darin unterscheiden, wie stark sie mich festlegen. Kontext: - Aus meiner Sicht als: [Inhaberin eines Sanitärbetriebs mit 12 Mitarbeitern] - Kundenbeziehung: [Geschäftskunde seit vier Jahren] - Höchstes Entgegenkommen, das ich zusagen darf: [Nachbesserung vor Ort innerhalb einer Woche] Ergebnis: - Variante 1 sagt nur eine Prüfung zu, Variante 2 zusätzlich einen konkreten nächsten Schritt, Variante 3 zusätzlich das oben genannte Entgegenkommen. - Form: pro Variante eine Betreffzeile, eine E-Mail mit Anrede und Grußformel, darunter ein Satz, worauf ich mich damit festlege. - Umfang: jede E-Mail 80 bis 140 Wörter. - Ton: sachlich, ohne Schuldzuweisung, ohne Werbesätze. - Am Ende bis zu drei Stichpunkte: was in der Beschwerde unklar bleibt. Regeln: - Nutze nur, was unten zwischen den Linien steht. Erfinde keine Zahlen, Namen, Termine oder Preise, sondern setze dort eine eckige Klammer. - Steht zwischen den Linien kein Text oder oben noch ein Platzhalter in eckigen Klammern, frag mich genau danach und schreib noch keine Entwürfe. - Antworte auf Deutsch. Beschwerde: ----- [hier einfügen] -----
Beispiel zu Prompt 08
- Eingefügtes Material (erfunden)gekürzt
- Kontext (ausgefüllt): - Aus meiner Sicht als: Inhaberin eines Bodenleger- und Parkettbetriebs mit 9 Mitarbeitern - Kundenbeziehung: Geschäftskunde seit 2022, drittes Projekt in Folge - Höchstes Entgegenkommen, das ich zusagen darf: Nachbesserung vor Ort innerhalb einer Woche, Material und Arbeitszeit auf unsere Kosten, keine Gutschrift und kein Nachlass auf die Rechnung Zwischen die Linien eingefügt: ----- Betreff: Ausstellungsraum Boden – offene Fugen und Aufwölbung, dazu Teilrechnung 2026-0912 Sehr geehrte Damen und Herren, seit Anfang des Monats öffnen sich im Ausstellungsraum die Fugen zwischen den Dielen, vor allem auf der Seite zur Teeküche. Vorgestern ist uns aufgefallen, dass sich der Boden vor der Schiebetür zusätzlich wölbt, ein Kunde wäre dort fast gestolpert. Ihr Kollege, Herr Pieper, war Ende letzter Woche kurz da, hat gemessen und gemeint, das sei "die Restfeuchte im Estrich, das setzt sich wieder". Seitdem haben wir nichts mehr gehört. Am schlimmsten ist die Stelle direkt vor dem Tresen, dort hat sich die Fuge Die Fotos hänge ich an [...] (3 Bilder im Anhang). Von den 18 Kartons Designboden – laut Etikett 2,2 m² je Karton – stehen bei uns noch zwei ungeöffnet im Lager. Die Musterfläche im Nebenraum, 3 x 4 Meter, ist übrigens völlig in Ordnung. Woran liegt es dann? Dazu kommt: Der Nachbesserungstermin, den Herr Baumgart aus unserer Verwaltung telefonisch mit Ihrem Büro besprochen hat, wurde uns nie schriftlich bestätigt. Unser Lagerist hat den Vormittag trotzdem freigehalten, das ist bezahlte Arbeitszeit. Die zweite Teilrechnung (2026-0912) liegt hier. Solange die Fläche so aussieht, gehen wir davon aus, dass Sie den Betrag entsprechend kürzen. Eine Frage noch: Ist das jetzt Gewährleistung oder Garantie? Wir müssen das unserem Versicherer melden. [...] erwarten bis Ende der Woche eine verbindliche Rückmeldung – die Hausmesse steht vor der Tür. Mit freundlichen Grüßen Katrin Lorenz Weinmann & Söhne GmbH, Assistenz der Geschäftsleitung PS: Im Angebot 25-1187 waren die Sockelleisten noch in Eiche vorgesehen, verlegt wurden helle. Bitte auch das klären. -----
- Antwort des Modellsgekürzt
- Variante 1 — nur Prüfung Betreff: Ausstellungsraum Boden und Teilrechnung 2026-0912 — Ihre Meldung, Prüfung läuft Sehr geehrte Frau Lorenz, vielen Dank für Ihre Nachricht und die drei Fotos. Wir haben die geschilderten Punkte aufgenommen: die offenen Fugen zur Teeküche hin, die Aufwölbung vor der Schiebetür und die Stelle vor dem Tresen. [...] Zur Ursache, zur Einordnung als Gewährleistung oder Garantie, zur Teilrechnung 2026-0912 und zu den Sockelleisten aus Angebot 25-1187 äußern wir uns, sobald die Prüfung abgeschlossen ist. Unsere Rückmeldung erhalten Sie bis [Datum]. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name] Damit legen Sie sich nur darauf fest, den Vorgang zu prüfen und bis zu einem festen Datum zu antworten — keine Ursache, keine Leistung, keine Aussage zur Rechnung. Variante 2 — Prüfung plus konkreter nächster Schritt Betreff: Ausstellungsraum Boden — Ortstermin am [Datum] vorgeschlagen Sehr geehrte Frau Lorenz, [...] Als nächsten Schritt schlagen wir einen Ortstermin am [Datum, Uhrzeit] vor: erneute Feuchtemessung im Estrich, Aufmaß der betroffenen Fläche und Abgleich mit der Musterfläche im Nebenraum. Bitte halten Sie die beiden ungeöffneten Kartons bereit. Den Termin bestätigen wir Ihnen schriftlich, sobald Sie zugestimmt haben; dass die telefonische Absprache mit Herrn Baumgart unbestätigt blieb, bedauern wir. Zur Einordnung als Gewährleistung oder Garantie, zur Teilrechnung 2026-0912 und zu den Sockelleisten aus Angebot 25-1187 melden wir uns nach dem Termin. [...] Damit legen Sie sich auf einen Ortstermin mit Messung und Aufmaß fest sowie auf eine schriftliche Terminbestätigung — noch nicht auf eine Ursache, eine Nachbesserung oder einen Umgang mit der Rechnung. Variante 3 — Prüfung, nächster Schritt und Entgegenkommen Betreff: Ausstellungsraum Boden — Ortstermin am [Datum] und Nachbesserung auf unsere Kosten [...] Wir kommen am [Datum, Uhrzeit] zu einem Ortstermin: Feuchtemessung im Estrich, Aufmaß der betroffenen Fläche, Abgleich mit der Musterfläche. Die Nachbesserung führen wir innerhalb einer Woche nach diesem Termin aus, Material und Arbeitszeit auf unsere Kosten. [...] Die Teilrechnung 2026-0912 bleibt unverändert; eine Kürzung oder Gutschrift können wir nicht zusagen, da wir die Fläche auf unsere Kosten instand setzen. Zur Einordnung als Gewährleistung oder Garantie und zu den Sockelleisten aus Angebot 25-1187 antworten wir nach dem Ortstermin. [...] Damit legen Sie sich auf Termin, Nachbesserung innerhalb einer Woche und die vollen Kosten für Material und Arbeitszeit fest — und sagen zugleich ausdrücklich, dass die Rechnung nicht gekürzt wird. Was in der Beschwerde unklar bleibt - Der Satz zur Stelle vor dem Tresen bricht ab ("dort hat sich die Fuge …"); Ausmaß und Zustand dieser Stelle fehlen. - Zum Nachbesserungstermin fehlen Datum, Uhrzeit und der Gesprächspartner in Ihrem Büro [...] - "Entsprechend kürzen" nennt weder Betrag noch Prozentsatz, und es bleibt offen, wie groß die betroffene Fläche gegenüber der Gesamtfläche ist.
Prüfen Sie:
- Beantwortet ein Entwurf die beiden Fragen, die die Kundin stellt? „Woran liegt es dann?“ und „Ist das jetzt Gewährleistung oder Garantie?“ – dazu kommt Herrn Piepers „Restfeuchte im Estrich“, das sich als fertige Ursache anbietet. Wer eine davon beantwortet, legt Sie fest, bevor Sie geprüft haben; im Beispiel bleibt die Einordnung in allen drei Varianten ausdrücklich offen, die Ursache ausdrücklich in Variante 1 und 2 – in Variante 3 kommt sie gar nicht mehr vor.
- Lesen Sie nur die drei kursiven Festlegungssätze hintereinander: prüfen und bis [Datum] antworten – Ortstermin mit Messung und schriftlicher Bestätigung – Nachbesserung innerhalb einer Woche auf eigene Kosten. Steht dort dreimal dieselbe Zusage in anderer Höflichkeit, ist die Staffelung misslungen: Sie haben drei Formulierungen, aber keine drei Entscheidungen.
- Variante 3 ist die Stelle, an der mehr zugesagt wird als erlaubt: Die Kundin verlangt, „dass Sie den Betrag entsprechend kürzen“, erlaubt war aber nur Nachbesserung auf eigene Kosten, keine Gutschrift. Und jede Zahl und jedes Datum muss aus der Beschwerde stammen – aus „18 Kartons Designboden – laut Etikett 2,2 m² je Karton“ darf keine Quadratmeterzahl werden, aus „Vorgestern“ und „bis Ende der Woche“ kein Kalenderdatum, sondern [Datum].
Nächster Zug: Nimm Variante 2 und streiche jede Zusage, die über eine Prüfung hinausgeht – markiere danach die Stellen, an denen ich noch selbst entscheiden muss.
Wiederholen sich Beschwerden aus demselben Grund, ist das ein Prozessfehler, kein Schreibfehler.
Prompt 09: Eine Excel-Formel oder eine Fehlermeldung erklären lassen
Wann das hilft: Wenn in einer übernommenen Tabelle eine Formel steht, die niemand mehr erklären kann, oder eine Zelle nur noch eine Fehlermeldung zeigt.
Aufgabe: Erklär mir die Tabellenformel oder die Fehlermeldung unten zwischen den Linien so, dass ich selbst entscheiden kann, was ich ändere. Kontext: - Programm: [Excel] - Wofür die Tabelle da ist: [Übersicht der offenen Rechnungen je Kunde] - Was in der Zelle stehen müsste: [ein Euro-Betrag] - Meine Kenntnisse: Listen und Summen ja, verschachtelte Formeln nein. Ergebnis: genau diese vier Abschnitte mit Überschrift und sonst nichts; Fragen nach Freigabe, Meldung oder Dokumentation gehören in keinen davon. 1. Was die Formel liefert - ein Satz in Alltagssprache. 2. Die Bestandteile der Reihe nach - je eine Zeile: erst der Teil zeichengenau so, wie er unten zwischen den Linien steht, dann was er in genau dieser Schreibweise tut, ohne weitere Beispielbezüge. Beim Zitieren änderst du nichts - kein Trennzeichen, kein Leerzeichen, keine Bezugsart; schreib nicht, was der Teil tun soll, sondern was er so, wie er dasteht, tut. Die Teile ergeben in dieser Reihenfolge aneinandergereiht wieder genau die eingefügte Formel: kein Zeichen fehlt, auch das Gleichheitszeichen nicht, kein Teil kommt zweimal vor, und es gibt keine zusammenfassende Zeile über bereits aufgeführte Teile. 3. Steht unten eine Fehlermeldung: die wahrscheinlichste Ursache und woran ich sie in der Datei erkenne, in drei bis fünf Sätzen, ohne Vorgänge zu beschreiben, die im Text nicht stehen - was eine Funktion oder eine Meldung allgemein bedeutet, darfst du erklären, aber nicht als Hergang auf diese Datei anwenden; die Ursache benennst du an dem, was in der zitierten Formel und in den unten berichteten Angaben steht, nicht an einem Vorgang, der dazu geführt haben könnte; als Erkennungsmerkmal und als Beleg zählt nur, was unten über diese Zelle und diese Datei berichtet ist - eine Formel, ein Ausschnitt oder ein Zustand aus einer anderen Datei, Fassung oder Kopie taugt für beides nicht, auch wenn er unten steht. Dass es die wahrscheinlichste Ursache ist, schreibst du in den ersten Satz und nicht nur in die Überschrift; was du selbst erschließt, kennzeichnest du in dem Satz, in dem du es schreibst, als Schluss und nicht als Beschreibung der Datei. Wo die Formel steht, wo sie nicht steht, wie weit der Fehler reicht und was sich wann in der Datei geändert hat, gibst du nur so wieder, wie es unten steht, ohne es auf weitere Zellen, ganze Spalten oder Zeilenbereiche auszuweiten, ohne aus den genannten Zahlen Differenzen, Abstände oder weitere Zeilenangaben zu errechnen und ohne zu folgern, wo der Fehler auftritt und wo nicht; Vermutungen aus dem Text taugen weder als Erkennungsmerkmal noch als Beleg und bleiben in diesem Abschnitt außen vor, und eine Angabe, die unten nur in einem vermuteten Satz steht, ist selbst eine Vermutung. Steht zu einer unten genannten möglichen Ursache nichts, schreib genau das. 4. Eine geänderte Formel zum Einfügen, darunter ein bis zwei Sätze: was der geänderte Teil jetzt anders rechnet als vorher - kein weiterer Nutzen, keine Vorgeschichte und kein Verhalten beim Kopieren oder Verschieben - und, falls im Text ein Wunsch steht, den die Formel nicht abdeckt, welcher das ist. Ändere in der Formel nur das, was die Fehlerursache beseitigt, und lass jeden anderen Teil wortgleich stehen, auch in Schreibweise und Bezugsart; auch am ersetzten Teil änderst du nur die Angabe, die die Ursache beseitigt, und behältst Schreibweise und Bezugsart des Originals bei; Einheiten, Umrechnungen und Faktoren nimmst du nicht auf, sondern nennst sie im Satz darunter als nicht abgedeckt. Regeln: - Nutze nur, was unten zwischen den Linien steht. Erfinde keine Zahlen, Namen, Beispielwerte, Spalten-, Blatt- oder Zellbezüge dazu. Was unten als Vermutung steht („glaube ich“, „vermutlich“, „wohl“), gibst du nur als Vermutung wieder oder gar nicht; Sätze, die unten abbrechen, ergänzt du nicht und schreibst du niemandem als Aussage zu. - Steht oben noch etwas in eckigen Klammern oder unten zwischen den Linien nichts: stell mir statt der vier Abschnitte eine gezielte Rückfrage und warte auf meine Antwort. - Schreib Formeln vollständig aus, mit den Funktionsnamen und Trennzeichen des genannten Programms. - Antworte auf Deutsch. Formel oder Fehlermeldung: ----- [hier einfügen] -----
Beispiel zu Prompt 09
- Eingefügtes Material (erfunden)gekürzt
- Aus dem Helpdesk-Portal exportiert, Ticket 8802 ("Auswertung zeigt #NULL!"), darunter die Notizen aus dem Ticket und ein weitergeleiteter Chat, den ich unten drangehängt habe. Reihenfolge wie im Portal, oben die älteste. [Ticket 8802 - Sattler, Corinna - vorletzten Mittwoch 14:07] In H6 (Summe offen gesamt) steht seit der Übernahme #NULL!, bei manchen Summenzellen in der Spalte auch, bei manchen nicht. Da gehört der Euro-Betrag hin. Aus der Bearbeitungsleiste kopiert: =RUNDEN(SUMME('Zahlungen Q3'!$H$4:$H$980 'Zahlungen Q3'!H1000:H4100)-SUMME('Zahlungen Q3'!$L$4:$L$4100);2) Wenn ich auf das Ausrufezeichen neben der Zelle gehe und auf "Hilfe zu diesem Fehler" klicke, steht da: "Sie haben einen Schnittpunkt zweier Bereiche angegeben, die sich nicht überschneiden." [Ticket 8802 - Sattler, Corinna - vorletzten Mittwoch 14:31] Nachtrag, damit du den Stand hast: Auf dem Blatt Zahlungen Q3 stehen die offenen Beträge in Spalte H. Die Buchungen stehen dort in den Zeilen 4 bis 980 und noch einmal in den Zeilen 1000 bis 4100, dazwischen steht der alte Abschlussblock. Das Blatt hieß bis zur Übernahme "Zahlungen Q2 2026". Beim Öffnen kam die Frage, ob die Arbeitsmappe im Kompatibilitätsmodus geöffnet werden soll; ich habe auf Ja geklickt, seitdem kommt sie nicht mehr. In H7 steht kein #NULL!, da stimmt der Betrag, vermutlich weil die Zelle noch aus der Vorjahresdatei stammt. Außerdem steht die Berechnung unter Formeln - Berechnungsoptionen noch auf Manuell und die Gliederung von der Vorgängerin ist auch noch drin. Betroffen sind unter anderem die Auswertungszeilen 6 und 8. [Weitergeleiteter Chat, unten abgeschnitten] Pape, Norbert: ein Leerzeichen zwischen zwei Bereichen ist in Excel ja der Operator für die [Hier endet die Nachricht, der Rest ist beim Weiterleiten verlorengegangen] [Ticket 8802 - Notizen, Fortsetzung] [...] Ellwanger, Silke: setz doch einfach WENNFEHLER drumrum, dann steht da 0,00 statt #NULL! und du kannst die Meldung am Dienstag so rausgeben. Bei den kleinen Warengruppen mache ich das auch so. [...] Sattler, Corinna: die Formel hat da wohl jemand aus der Urlaubsvertretung reingeschrieben, glaube ich, bei der Suchen-und-Ersetzen-Aktion im Juli Sattler, Corinna: Achtung, in Spalte H stehen die Beträge in britischen Pfund, bei Ostermann (Kunden-Nr. 20114) z. B. 12.480; die Buchhaltung braucht sie in Euro. Sattler, Corinna: und die Mahngebühren fehlen auch noch, die führt Herr Pape in einer eigenen Liste, die müssten eigentlich dazu Sattler, Corinna: eigentlich sollen auch nur die Rechnungen bis zum 31.07. drin sein, das macht die Formel ja gar nicht Sattler, Corinna: in Spalte H sind seit der Übernahme ein paar Zeilen ausgeblendet, glaube ich zumindest [...] [Ticket 8802 - Sattler, Corinna - heute 07:21] [...] Zwei Sachen weiß ich nicht: Kann das damit zusammenhängen, dass die Datei seit der Übernahme in OneDrive liegt und automatisch gespeichert wird? Und muss ich das im Kontrollblatt vermerken und von Frau Zeisig freigeben lassen, bevor die Meldung zum Stand 31.07. an die Warenkreditversicherung geht? (Ende Export, Datei Auswertung_offen_v4.xlsx, liegt seit dem 4.4. im Ordner Meldungen 2027)
- Antwort des Modells
- 1. Was die Formel liefert Die Formel zieht auf dem Blatt Zahlungen Q3 eine Summe aus Spalte L von einer Summe aus Spalte H ab und rundet das Ergebnis auf zwei Nachkommastellen, liefert dabei aber in dieser Schreibweise statt eines Euro-Betrags den Fehlerwert #NULL!. 2. Die Bestandteile der Reihe nach - = — Kennzeichnet den Zellinhalt als Formel; alles Folgende wird berechnet statt als Text angezeigt. - RUNDEN( — Öffnet die Funktion RUNDEN, die den Wert des ersten Arguments auf die Stellenzahl rundet, die nach dem Semikolon angegeben ist. - SUMME( — Öffnet die Funktion SUMME, die addiert, was bis zur zugehörigen schließenden Klammer als Argument steht. - 'Zahlungen Q3'!$H$4:$H$980 — Bezeichnet den Bereich H4 bis H980 auf dem Blatt Zahlungen Q3; durch die Dollarzeichen ist der Bezug absolut. - (ein Leerzeichen) — Zwischen zwei Bezügen ist das Leerzeichen der Schnittmengenoperator: Es liefert die Zellen, die in beiden Bezügen zugleich enthalten sind. - 'Zahlungen Q3'!H1000:H4100 — Bezeichnet den Bereich H1000 bis H4100 auf dem Blatt Zahlungen Q3; ohne Dollarzeichen ist der Bezug relativ. - )- — Schließt die erste SUMME ab und zieht von deren Ergebnis ab, was danach folgt. - SUMME('Zahlungen Q3'!$L$4:$L$4100) — Addiert die Werte im absoluten Bereich L4 bis L4100 auf dem Blatt Zahlungen Q3. - ;2) — Trennt mit dem Semikolon das zweite Argument von RUNDEN ab, gibt mit 2 zwei Nachkommastellen als Rundungsstellen an und schließt RUNDEN mit der Klammer. 3. Wahrscheinlichste Ursache und woran du sie erkennst Die wahrscheinlichste Ursache ist das Leerzeichen zwischen 'Zahlungen Q3'!$H$4:$H$980 und 'Zahlungen Q3'!H1000:H4100, denn in dieser Schreibweise ist das Leerzeichen der Schnittmengenoperator, und #NULL! ist allgemein die Meldung für einen Schnittpunkt ohne gemeinsame Zellen. Dass die beiden zitierten Bezüge keine gemeinsame Zelle haben, schließe ich aus den Zeilenangaben in der zitierten Formel selbst. Erkennen kannst du es in H6 daran, dass in der Bearbeitungsleiste zwischen den beiden H-Bezügen ein Leerzeichen und kein Semikolon steht, und dass die Fehlerhilfe zu dieser Zelle lautet: "Sie haben einen Schnittpunkt zweier Bereiche angegeben, die sich nicht überschneiden." Zu OneDrive und zum automatischen Speichern steht im Text nichts. Zum Kompatibilitätsmodus, zur Berechnungsoption Manuell und zum früheren Blattnamen steht unten nur, dass sie so vorliegen; ein Zusammenhang mit #NULL! wird dort nicht berichtet. 4. Geänderte Formel =RUNDEN(SUMME('Zahlungen Q3'!$H$4:$H$980;'Zahlungen Q3'!H1000:H4100)-SUMME('Zahlungen Q3'!$L$4:$L$4100);2) Das Semikolon anstelle des Leerzeichens übergibt die beiden H-Bereiche als zwei getrennte Argumente an SUMME, sodass deren Werte addiert werden, statt die Schnittmenge der beiden Bereiche zu bilden. Nicht abgedeckt sind die Umrechnung der Beträge in Spalte H von britischen Pfund in Euro, die Mahngebühren aus der eigenen Liste von Herrn Pape und die Begrenzung auf Rechnungen bis zum 31.07.
Prüfen Sie:
- Lesen Sie den ersten Satz von Abschnitt 3 und suchen Sie darin den Vorbehalt, dass es die wahrscheinlichste Ursache ist: Steht er nur in der Überschrift oder gar nicht da, ist die Ursache fester gesetzt, als der Text sie hergibt. Halten Sie danach jede Angabe, mit der die Ursache belegt wird, gegen Ihr Ticket – die aus der Bearbeitungsleiste kopierte Formel und der Satz „Sie haben einen Schnittpunkt zweier Bereiche angegeben, die sich nicht überschneiden.“ stehen dort, „in Spalte H sind seit der Übernahme ein paar Zeilen ausgeblendet, glaube ich zumindest“ ist dagegen eine Vermutung und trägt keinen Befund. Wo die Antwort etwas selbst erschließt, muss die Kennzeichnung als Schluss in demselben Satz stehen; fehlt sie, lesen Sie eine Folgerung, die wie eine Beschreibung Ihrer Datei aussieht.
- Setzen Sie die in Abschnitt 2 aufgeführten Teile in der angegebenen Reihenfolge wieder aneinander: Es muss zeichengenau die Formel herauskommen, die Sie eingefügt haben, hier =RUNDEN(SUMME('Zahlungen Q3'!$H$4:$H$980 'Zahlungen Q3'!H1000:H4100)-SUMME('Zahlungen Q3'!$L$4:$L$4100);2). Fehlt ein Zeichen, kommt ein Teil zweimal vor oder fasst eine Zeile bereits aufgeführte Teile noch einmal zusammen, deckt sich die Zerlegung an dieser Stelle nicht mehr mit Ihrer Zelle. Sehen Sie besonders nach dem Leerzeichen zwischen 'Zahlungen Q3'!$H$4:$H$980 und 'Zahlungen Q3'!H1000:H4100: Steht dort stattdessen ein Semikolon oder fehlt die Zeile ganz, ist die Formel schon beim Zerlegen saubergeschrieben worden, und Sie sehen nicht mehr, was wirklich in der Zelle steht.
- Halten Sie die Formel aus Abschnitt 4 Zeichen für Zeichen gegen die alte: Abweichen darf nur die Stelle, die in Abschnitt 3 als Ursache benannt ist. Sind zusätzlich Dollarzeichen dazugekommen, liegt eine WENNFEHLER-Hülle darum oder sind die beiden H-Bereiche zu einem einzigen Bereich zusammengezogen, ist mehr geändert worden als die Ursache – das Zusammenziehen nimmt die Zeilen zwischen den beiden Blöcken mit, in denen laut Ticket „der alte Abschlussblock“ steht; die Meldung verschwindet dann, der Abschlussblock zählt aber mit. Prüfen Sie zuletzt, ob die Wünsche, die die Formel nicht abdeckt, unter der Formel benannt statt in sie eingebaut sind: „in Spalte H stehen die Beträge in britischen Pfund“, „die Mahngebühren fehlen auch noch“ und „nur die Rechnungen bis zum 31.07.“ – taucht in der Formel ein Umrechnungsfaktor oder ein Datum auf, rechnet sie mit Zahlen, die im Ticket nirgends stehen.
Nächster Zug: Nenn mir die Ursachen, die nach diesem Text noch infrage kommen, und dahinter jeweils die eine Stelle in der Datei, an der ich sie ausschließen kann.
Wenn die Tabelle nicht das Hilfsmittel für den Ablauf ist, sondern der Ablauf, ist genau das der Befund.
Prompt 10: Wochenrückblick: was sich wiederholt
Wann das hilft: Wenn Sie das Gefühl haben, jede Woche dasselbe zu tun, aber nicht benennen können, welche Aufgabe das eigentlich ist — und was davon reine Textarbeit ist.
Aufgabe: Sortiere meine Wochenliste in drei Gruppen und begründe jede Zuordnung. Kontext: - Aus meiner Sicht als: [meine Rolle, z. B. Büro und Auftragsabwicklung in einem Betrieb mit 12 Leuten] - Wozu: Ich will sehen, welche Arbeit sich wiederholt und welche davon nur aus Text besteht. Ergebnis: - Gruppe 1: wiederholt sich und ist reine Textarbeit, das heißt alles Nötige steht in einem Text, den ich selbst einfügen kann. - Gruppe 2: wiederholt sich, braucht aber eine Datei, ein Programm oder eine Absprache mit jemand anderem. - Gruppe 3: kommt selten oder nur einmal vor. - Ordne jede Zeile genau einer Gruppe zu und begründe sie in genau einem Satz, ohne Klammerzusatz. - Unklare Zeilen ordnest du nicht ein, sondern sammelst sie nach den Gruppen unter der Überschrift „Rückfragen“, je mit einer Frage dazu. - Zum Schluss drei bis fünf Sätze: welche Zeile aus Gruppe 1 ich zuerst angehen sollte und warum. Regeln: - Nutze nur, was unten zwischen den Linien steht. Erfinde keine Aufgaben, Zahlen oder Namen dazu und rechne genannte Häufigkeiten nicht auf andere Zeiträume hoch. - Wenn dort noch nichts steht oder eine Zeile zu unklar ist: schreib genau, was du wissen musst, statt zu raten. - Antworte auf Deutsch. Meine Woche: ----- [hier eintragen: eine Zeile je Aufgabe, dahinter wie oft sie diese Woche vorkam] -----
Beispiel zu Prompt 10
- Eingefügtes Material (erfunden)gekürzt
- Rolle im Prompt eingesetzt: Büro und Disposition in einem Getränkefachgroßhandel mit 9 Leuten Zwischen die Linien eingefügt: Woche KW 32, mitgeschrieben wie es kam Auftragsbestätigungen für die Gastro-Kunden tippen, Text ist jedes Mal fast derselbe - 9x Telefonnotizen der Frühschicht abtippen und an die Dispo weitergeben - jeden Morgen [...] Tourenplan KW 32 an die vier Fahrer schicken, zieht sich aus dem Dispo-Programm - 1x [...] Bruchglas-Reklamationen aufnehmen und beim Lieferanten melden, die Fotos schickt der Fahrer hinterher - 4x Mahnung an Kiosk Petersen, Frau Sander zahlt seit vorletztem Monat nicht, jedes Mal dasselbe Theater - 1x Absagen an Vertreter, die anrufen, immer derselbe Zweizeiler - kam ständig vor [...] Rückstandsliste für den Chef zusammenschreiben, Aufbau immer gleich, die Zahlen kommen aus dem Wawi - 1x [...] Angebot fürs Stadtfest schreiben, da fehlt noch die Zusage von [...] Rest steht auf dem Zettel im Auto
- Antwort des Modellsgekürzt
- Gruppe 1 — wiederholt sich und ist reine Textarbeit Auftragsbestätigungen für die Gastro-Kunden tippen — 9x Der Vorgang kam neunmal vor und der Text ist nach deiner eigenen Notiz jedes Mal fast derselbe, sodass nur die Auftragsdaten als Text hineinmüssen. Absagen an Vertreter, immer derselbe Zweizeiler — kam ständig vor Das kam laut Mitschrieb ständig vor und besteht aus einem gleichbleibenden Zweizeiler ohne weitere Quelle. Mahnung an Kiosk Petersen — 1x Du beschreibst den Vorgang als jedes Mal dasselbe Theater, und der Mahntext selbst besteht aus Sätzen, die du so einfügen kannst. Gruppe 2 — wiederholt sich, braucht Datei, Programm oder Absprache Bruchglas-Reklamationen aufnehmen und beim Lieferanten melden — 4x Das kam viermal vor, hängt aber an den Fotos, die der Fahrer erst hinterher schickt. Rückstandsliste für den Chef zusammenschreiben — 1x Der Aufbau ist nach deiner Notiz immer gleich, die Zahlen musst du aber jedes Mal aus dem Warenwirtschaftssystem holen. [...] Gruppe 3 — kommt selten oder nur einmal vor Tourenplan KW 32 an die vier Fahrer schicken — 1x Im Mitschrieb steht dazu genau ein Vorgang für KW 32, und ich rechne das nicht auf andere Wochen hoch. [...] Rückfragen Telefonnotizen der Frühschicht abtippen und an die Dispo weitergeben — jeden Morgen Liegen die Notizen handschriftlich auf Papier oder kommen sie schon getippt beziehungsweise als Sprachnachricht bei dir an? Angebot fürs Stadtfest schreiben Der Satz bricht bei "da fehlt noch die Zusage von" ab: wessen Zusage fehlt? Rest steht auf dem Zettel im Auto Was steht auf dem Zettel, damit ich diese Vorgänge mit einsortieren kann? Womit du anfangen solltest Fang bei den Auftragsbestätigungen für die Gastro-Kunden an. Das ist mit neun Vorgängen die häufigste Zeile in Gruppe 1, und du sagst selbst, dass der Text jedes Mal fast derselbe ist. [...] Nimm dir zwei oder drei der Bestätigungen aus dieser Woche her und schreib daraus eine feste Vorlage, in die du nur noch die Auftragsdaten einsetzt.
Prüfen Sie:
- Gruppe 1 wird meist zu voll: Alles, wo am Ende ein Text herauskommt, landet dort. Im Beispiel steht die „Rückstandsliste für den Chef“ richtig in Gruppe 2, weil die Zahlen aus dem Warenwirtschaftssystem geholt werden müssen — genau so eine Zeile rutscht sonst nach Gruppe 1. Gehen Sie Gruppe 1 Zeile für Zeile durch: Könnten Sie wirklich alles Nötige selbst ins Chatfenster tippen? Wenn nein, gehört die Zeile in Gruppe 2.
- Häufigkeiten, die Sie nie geschrieben haben: Aus „jeden Morgen“ wird schnell „5x diese Woche“, aus „kam ständig vor“ eine Zahl, aus dem Tourenplan für KW 32 ein wöchentlicher Vorgang. Im Beispiel bleiben beide Angaben unverändert stehen, und beim Tourenplan steht ausdrücklich, dass nicht hochgerechnet wird. Vergleichen Sie jede Zahl in einer Begründung mit dem, was in Ihrer eigenen Zeile steht.
- Der Schlussabsatz nennt oft die unangenehmste Aufgabe statt der häufigsten: Die Mahnung an Kiosk Petersen („jedes Mal dasselbe Theater“, 1x) drängt sich stärker auf als die Auftragsbestätigungen mit 9x. Im Beispiel wird die 9x-Zeile empfohlen und die Empfehlung mit der Anzahl begründet. Prüfen Sie, ob Ihre Empfehlung mit Häufigkeit begründet wird oder mit Ärger.
Nächster Zug: Nimm die oberste Zeile aus Gruppe 2 und schreib mir Punkt für Punkt, welche Datei, welches Programm und welche Absprache dafür nötig sind — je ein Satz pro Punkt.
Was in Gruppe 2 landet, ist kein Prompt-Problem mehr — dazu der Abschnitt „Wofür ein Prompt nicht reicht“.
Wofür ein Prompt nicht reicht
Ein Prompt arbeitet mit dem Text, den Sie einfügen. Diese vier Dinge tut er nicht.
Die Unterlage, die Sie einfügen wollen, finden Sie nicht.
Ein Prompt fängt beim Einfügen an. Die Suche davor, im Postfach und auf dem Laufwerk, bleibt Ihre Arbeit. Das löst eine bessere Ablage, kein besserer Satz.
Dieselbe Zahl tippen Sie in zwei Systeme.
Sie lesen sie vom Beleg ab und übertragen sie ins Programm. Ein Chatfenster nimmt Ihnen das nicht ab. Dafür braucht es eine Texterkennung und eine Verbindung zwischen beiden Systemen.
Es soll auch dann passieren, wenn niemand daran denkt.
Ein Prompt braucht jemanden, der ihn startet und den Text einfügt. Soll der Posteingang morgens vorsortiert sein, bevor jemand im Büro ist, ist das eine Regel oder eine Schnittstelle.
Sie wollen entscheiden, aber die Zahlen dazu gibt es noch nicht.
Wie oft eine Anfrage wiederkehrt und wie lange sie liegen bleibt, steht in E-Mails und in Köpfen. Auswerten lässt sich nur, was vorher irgendwo als Zahl steht.
In allen vier Fällen liegt die Arbeit vor und nach dem Formulieren. Ein besserer Prompt verschiebt sie nicht.
Was Sie einfügen, verlässt Ihr Haus
Die Prompts auf dieser Seite sind für kostenlose Konten gebaut. Was Sie dort in das Eingabefeld kopieren, liegt danach auf einem Server, der Ihnen nicht gehört.
Diese fünf Punkte klären wir mit einem Betrieb, bevor jemand anfängt.
- Zu einem kostenlosen Zugang gibt es keine Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Die AVV bekommen Sie erst im Geschäftstarif. Ohne sie fehlt die Grundlage, dort personenbezogene Daten zu verarbeiten.
- Personenbezogene Daten bleiben draußen. Kundennamen, Adressen, Telefonnummern, Krankheitsangaben, Bewerbungen, Personalvorgänge: dafür ist ein kostenloses Konto der falsche Ort.
- Betriebsgeheimnisse können ihren Schutz verlieren. Das Geschäftsgeheimnisgesetz schützt nur, was durch angemessene Maßnahmen geheim gehalten wird. Wer Kalkulationen, Preisgrenzen oder Konstruktionsdaten in ein offenes Eingabefeld kopiert, kann diesen Schutz verlieren.
- In Kanzleien, Praxen und Steuerbüros gilt zusätzlich § 203 StGB. Fremde Geheimnisse dürfen dort nur unter engen Voraussetzungen nach außen gehen. Agenturen, die für solche Häuser arbeiten, fallen als mitwirkende Personen mit darunter.
- Platzhalter statt echter Namen. „Kunde A“ und „Rechnung X“ genügen dem Modell für einen Entwurf. Die richtigen Namen setzen Sie danach in Ihrem eigenen Dokument ein.
Klären Sie außerdem, welches Werkzeug bei Ihnen im Haus freigegeben ist und ob der Betriebsrat mitzureden hat. Beides ist in vielen Betrieben bisher ungeregelt.
Wir sind keine Anwälte. Das ist die Liste, die wir selbst durchgehen, bevor wir in einem Betrieb ein Werkzeug anfassen.
Warum hier kein „Als erfahrener Experte …“ steht
In keinem der zehn Blöcke oben steht der Vorspann „Als erfahrener Experte für …“, der in fast jeder Prompt-Sammlung auftaucht. Solche Sätze waren vor drei Jahren nützlich, weil die damaligen Modelle einen Anstoß brauchten, um im richtigen Fachgebiet zu landen. Heute ändern sie an der Antwort kaum noch etwas und machen den Prompt nur länger.
Jeder Block ist gleich aufgebaut. Zuerst die Aufgabe, in einem Satz, mit dem Ergebnis vorneweg. Dann der Kontext, den Sie ohnehin im Kopf haben: für wen die Antwort gedacht ist, wozu sie dient und aus welcher Position Sie schreiben. Das ist Ihre Rolle, keine ausgedachte für das Programm. Danach Form und Umfang als Angabe, die man nachzählen kann, also „fünf bis sieben Sätze“ statt „kurz“.
Die wichtigste Zeile steht weiter unten in jedem Prompt: Wenn etwas fehlt, soll das Modell genau benennen, was fehlt, statt zu raten. Ohne diese Zeile füllt das Modell die Lücke mit einer Zahl, die richtig klingt.
Bewusst weggelassen:
- Rollen-Vorspänne jeder Art, auch die höflich formulierten.
- „Denk Schritt für Schritt.“ Das machen die Modelle inzwischen von allein.
- Druckmittel: Großbuchstaben, Ausrufezeichen, versprochenes Trinkgeld.
- Dieselbe Regel dreimal, in drei Varianten.
- Geschweifte Klammern, JSON, Code-Zeichen. Sieht technisch aus, ändert am Ergebnis nichts.
- Alles, was nur ein einzelnes Werkzeug kann. Sonst läuft der Prompt in dem einen Programm und im nächsten nicht mehr.
Nutzungserlaubnis
Sie dürfen diese Prompts benutzen, verändern und weitergeben, im Betrieb wie privat. Sie müssen uns nicht fragen. Wenn Sie sie veröffentlichen, nennen Sie bitte die Quelle: K&S, ks-automatisierung.de/prompts/.
Diese Erlaubnis geht dem allgemeinen Urheberrechtshinweis im Impressum vor.
Was das hier ist und was nicht
Das sind zehn Prompts, die wir selbst benutzen. Jeden davon haben wir mit echtem Material durchgespielt, bevor er auf diese Seite kam. Sie kosten nichts, und ein Ergebnis versprechen wir nicht.
Antworten von Sprachmodellen können falsch sein. Prüfen Sie sie. Das gilt besonders für die, die gut klingen: Ein erfundener Termin liest sich genau wie ein richtiger.
Rechts-, Steuer- und medizinische Fragen gehören zu den jeweiligen Fachleuten. Ein Prompt ersetzt das Gespräch dort nicht.
Prompts lösen einzelne Aufgaben.
Sie lösen nicht den Ablauf dahinter.
Der KI-Quick-Check geht Ihre Abläufe durch. Unter 72 Stunden nach der Bestandsaufnahme bekommen Sie einen Bericht: welche Automatisierung sich bei Ihnen rechnet, welche nicht und womit Sie anfangen sollten. Der Festpreis steht schriftlich fest, bevor Sie beauftragen.
Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich. Ein Angebot für eine Umsetzung folgt erst nach der Analyse, im Ergebnisgespräch.
Lernen wir Ihren Betrieb kennen.
30 Minuten, kostenfrei und unverbindlich. Wir sagen ehrlich, ob und wo Automatisierung bei Ihnen etwas bringt.
Erstgespräch buchen (öffnet in neuem Tab)Gewinnen Sie Ihre Woche zurück.
ChatGPT und Claude sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Die Nennung dient nur der Orientierung; eine Verbindung zu den Anbietern besteht nicht.